Associé (e) Sécurité et Logistique

La République centrafricaine (RCA) est un pays très fragile marqué par des conflits récurrents dont les plus récents ont été enregistrés en 2013 par des affrontements entre plusieurs groupes armés. La violence qui a suivi cette crise de 2013 a d’une part, fortement endommagé les biens publics et les infrastructures sociocommunautaires de base et d’autre part, perturbé l’accès des populations aux services sociaux de base.

Face à cette situation, la Banque mondiale apporte son soutien au gouvernement du pays à travers la mise en œuvre d'un projet visant à appuyer l'accès des populations vulnérables aux services sociaux de base, aux infrastructures sociocommunautaires et la mise en place de dispositifs sécuritaires appropriés au profit des communautés affectées par les déplacements forcés. La première phase de mise en œuvre de ce projet s’effectuera dans les régions de Kaga-Bandoro, Batangafo, Bria, Bambari et Bangui (3è et 5è arrondissement).  

L’UNOPS recherche un candidat pour le poste d’Associé à la Sécurité et à la Logistique qui sera basé à Bangui, République Centrafricaine.

Le bureau de l’UNOPS en République Démocratique du Congo couvre cinq pays : La République Démocratique du Congo, La République Centrafricaine, la République du Congo, le Gabon et la Guinée Equatoriale.

Le bureau travaille constamment à étendre ses activités afin d’appuyer ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversifié et renforcé ses domaines d’expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable menés sur le terrain. Il possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d’infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l’achat de biens et de services, en plus de proposer des services de gestion et de soutien de projets

APPUI A LA LOGISTIQUE

A. Réception et inspection :

• S’assurer que les biens reçus correspondent à ceux effectivement commandés et mentionnés sur le bon de commande et procéder à leur réception (Receipt) dans le ERP OneUNOPS ;
• S’assurer que les biens qui sont achetés par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés, sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies ;
• S’assurer que l’équipement est enregistré correctement avant d’être remis à l’équipe de projet ou à l’unité de soutien concernée ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les rapports de réception et d’inspection sont dûment achevés en temps opportun ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les demandes de paiements sont dûment préparées et respectent les conditions de paiement établies ;
• Collaborer avec les équipes de projet afin d’assurer le transfert, en toute sécurité, des biens à leur destination finale, s’il y a lieu ;
• Informer les fournisseurs de toute erreur concernant les biens reçus, y compris de tout dommage, et prendre les dispositions nécessaires afin qu’ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d’autres dispositions comme convenu ;
• Effectuer l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies ;
• Collaborer avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;
• Effectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la réception et l’inspection de biens.

B. Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers :

• Préparer les commandes de fournitures de bureau, de biens de consommation et autres articles divers en tenant compte des besoins périodiques du bureau de l’UNOPS en République démocratique du Congo et des équipes de projets ;
• Élaborer des plans périodiques pour l’achat de biens de consommation pour le bureau de pays (trimestriels ou semestriels) ;
• Maintenir des stocks suffisants dans l’entrepôt afin que les fournitures de bureau et autres articles divers soient toujours disponibles pour les utilisateurs ;
• S’assurer que les stocks sont gérés adéquatement, notamment en s’assurant que les dossiers sont mis à jour régulièrement et incluent les accusés de réception des biens à l’entrepôt et les bons de livraison des biens aux utilisateurs ;
• Maintenir un dossier des accusés de réception et des bons de livraison des fournitures, et s’assurer que le niveau des stocks pour chaque unité de gestion est consigné et mis à jours adéquatement au moins une fois par semaine ;
• Aider, lorsque nécessaire, les équipes de projet à planifier leur budget pour les fournitures de bureau et autres articles divers dont elles ont besoin ;
• Effectuer périodiquement l’inventaire physique, conformément aux politiques et procédures établies, afin de s’assurer que les stocks physiques correspondent à l’inventaire consigné dans les dossiers ;
• Maintenir un bon système d’archivage pour les correspondances entrantes et sortantes liées aux achats, aux fournisseurs, aux finances et aux projets ;
• Procéder, lorsque nécessaire, à l’élimination ou la cession d’articles en stock conformément aux règles et règlements de l’UNOPS ;
• Effectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la gestion des stocks de l’entrepôt.

C. Gestion des véhicules et des générateurs de courant électriques :

• Aider le chef des Services d’appui à élaborer et mettre en place des procédures normalisées pour la gestion et l’utilisation des véhicules à l’échelle des programmes, et assurer leur mise en œuvre dans tous les bureaux ;
• S’assurer du bon état des véhicules et des générateurs de courant électrique en gérant leur entretien interne et leur réparation auprès de fournisseurs de services dignes de confiance ;
• Planifier l’entretien préventif des véhicules et des générateurs de courant électrique, et s’assurer qu’il est effectué en perturbant le moins possible la mise en œuvre des activités ;
• S’assurer que l’utilisation des registres des véhicules, la consommation en carburant et les vérifications de routine quotidiennes ou hebdomadaires sont adéquats, et maintenir des dossiers contenant les documents liés aux véhicules et à leur entretien ainsi que les documents d’assurance ;
• Rassembler des données concernant les véhicules afin d’optimiser leur utilisation, leur entretien et réparation ainsi que leur élimination efficace et économique, puis en rendre compte au chef des Services de soutien et lui présenter des recommandations, notamment sur la planification du renouvellement des véhicules ;
• S’assurer qu’un stock suffisant de pièces de rechange est disponible afin de procéder à l’entretien des véhicules et des générateurs de courant électrique, s’il y a lieu.

D. Gestion de l’équipement et de l’entreposage

• Aider le chef des Services de Support à élaborer et mettre en place des procédures normalisées pour la gestion des stocks, de l’entreposage, de la conservation de l’équipement, de la responsabilité de l’équipement, de l’entretien et l’élimination de l’équipement, des déplacements du matériel ainsi que la gestion d’un système de suivi des biens ;
• Planifier et effectuer des vérifications physiques annuelles ainsi que des vérifications ponctuelles des équipements, particulièrement de tous les actifs des projets et du       bureau de l’UNOPS en République Centrafricaine, et assurer une bonne coordination avec le siège au sujet de la gestion des actifs.

APPUI A LA SECURITE:

• Appuyer dans l'évaluation de la situation sécuritaire au lieu d'affectation et garantir la collecte adéquate et la vérification des informations de sécurité qui peuvent être nécessaires pour une analyse correcte de la situation par le superviseur et le système de gestion de sécurité des Nations Unies ;
• Assurer les briefings sécuritaires pour chaque nouveau personnel rejoignant le programme et lui communiquer la dernière mise à jour d'un "package" de documents sécuritaires. Lors de ce briefing il doit également instruire et sensibiliser ces personnels sur le fonctionnement du système d'alerte, du warden system, du phone tree ;
• Conduire régulièrement des séances d'information sur l'importance et la nécessité d'utilisation des moyens de communication radio et téléphoniques et vérifier régulièrement le bon fonctionnement des moyens de communications HF VHF et satellitaires ;
• Participer au maintien du plan de sécurité de l’UNOPS, des procédures d’Operations de l’UNOPS, des listes du personnel et les autres projets spéciaux ;
• Supporter le Responsable de la Sécurité dans l’inspection des aménagements en matière de sécurité dans le lieu d'affectation en fonction des besoins et assurer la mise en œuvre efficace de toutes les mesures recommandées ;
• Appuyer le responsable de la Sécurité dans la mise en oeuvre des mesures MOSS et MORSS et s'assurer de la conformité avec le lieu d'affectation ;
• Aider à la préparation des plans d’évacuation/incendie bâtiment et de mener des exercices périodiques ;
• Maintenir des relations privilégiées avec UNDSS et les partenaires locaux de façon à rester informé (e) de toutes menaces potentielles et obtenir ainsi des informations susceptibles d'impacter les intérêts et les personnels de l'organisation tout en s’assurant de la diffusion de l’information ;
• Sous la direction du responsable de la Sécurité, faciliter l’orientation et la supervision des gardes de sécurité charges de la sécurisation des bureaux et des personnels et établir un contact privilégié avec la hiérarchie de la compagnie de sécurité prestataire de service ;
• Surveiller et assister dans le processus d'habilitation de sécurité des missions et s’assurer que les, missions de membres du personnel du bureau soient entreprises conformément aux règles et procédures de sécurité de l'UNOPS ;
• Sous la direction du responsable de la Sécurité, assurer le suivi des arrestations et détentions de membres du personnel dans leur domaine de responsabilité ;
• Appuyer le responsable de la Sécurité à développer et fournir les formations sur les mesures de sécurité aux personnels de l’UNOPS ;
• Participer aux réunions sur la sécurité en l'absence du superviseur ;
• Etre en mesure de rédiger des rapports d'incidents et assurer le suivi des investigations dans lesquels les personnels nationaux / internationaux de UNOPS pourraient être impliqués ;
• Tenir quotidiennement à jour la liste des personnels de l'organisation et être au courant des déplacements de chaque personnel sur le territoire ou à l'extérieur et rapporter toutes irrégularités au responsable de la Sécurité. Ce tracking administratif doit être fait quotidiennement et en liaison avec les régions ;
• Assurer l'envoie d'un rapport hebdomadaire précis d'effectifs des personnels avec les "dépendants" à UNDSS ;
• Sous la direction du responsable de la Sécurité, supporter le mandat de l'UNOPS lors des groupes de travail sectoriels et d'autres réunions inter institutions dans le lieu d'affectation ;
• Tirer les enseignements des leçons apprises, et partager les connaissances ;
• Compléter toutes autres tâches requises ou assignées par le Responsable des Opérations.

Contrôles de suivi et des progrès :

• Les commandes pour le renouvellement des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers sont passées en temps opportun afin de recevoir les biens avant que le niveau des stocks ne soit trop bas. Les responsables de l’entrepôt doivent consigner dans un dossier toutes les commandes ;
• Le registre des réceptions de l’entrepôt est maintenu à jour, et les mesures nécessaires sont prises, en collaboration avec les fournisseurs et les parties concernées, pour que la réception et la livraison des biens se fassent en temps opportun ;
• Le registre des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers est adéquat et mis à jour au moins une fois par semaine ;
• Les accusés de réception des biens à l’entrepôt et les bons de livraison sont archivés adéquatement afin d’être disponibles pour les vérifications ;
• Les bons de commande sont archivés avec les rapports de réception et d’inspection correspondants afin d’être disponibles pour les vérifications ;
• Les biens reçus au bureau principal sont livrés à leur destination finale en collaboration avec les équipes de projet concernées ;
• Les rapports requis sont déposés en temps opportun ;
• La satisfaction des clients est maintenue au minimum à un niveau satisfaisant.

Produit final

• Le registre de toutes les commandes reçues et à recevoir est à jour ;
• Les accusés de réception des biens à l’entrepôt et les bons de livraison sont archivés adéquatement ;
• Les bons de commande sont archivés avec les rapports de réception et d’inspection correspondants ;
• Les plans pour l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers sont élaborés ;
• Les documents liés aux véhicules, y compris les documents d’assurance, sont archivés adéquatement ;
• Les documents liés à l’entretien de l’équipement et des bureaux sont archivés adéquatement ;
• Tous les contrats de service sont archivés adéquatement.

• Un diplôme d’étude secondaire est exigé ; ou
• Un diplôme universitaire de premier cycle en logistique et transport, mécanique, sécurité ou domaine similaire avec une expérience professionnelle pertinente d’au moins deux (2) ans
• Une certification professionnelle dans le domaine de la logistique de la sécurité est souhaitée.

• Avoir au minimum une expérience professionnelle pertinente de six (6) ans  dans le domaine de la logistique,  de la sécurité  et administration  ou domaine similaire est exigée pour les candidats titulaires d’un diplôme d’étude secondaire.
• Avoir au minimum une expérience professionnelle pertinente de deux (2) ans dans le domaine de la logistique,  de la sécurité  et administration  ou domaine similaire est exigée pour les candidats titulaires d’un bachelor ou diplôme de licence ou qualification équivalente

• Avoir une parfaite maîtrise du français (lu, parlé et écrit) ;
• La maîtrise de l’anglais est un atout considérable.  

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.
• Veuillez noter que ce poste est reservé uniquement aux Nationaux de la République Centrafricaine.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.