Asociado/a Financiero/a y Administrativo/a

1. Antecedentes generales del proyecto/asignación

La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un brazo operativo de las Naciones Unidas que apoya a sus asociados en la implementación exitosa de los proyectos de desarrollo de la paz, humanitarios y de desarrollo en todo el mundo. En la Región América Latina y el Caribe tiene presencia en 13 países.

UNOPS proporciona servicios sostenibles de gestión de proyectos, adquisiciones e infraestructura a una amplia gama de gobiernos, donantes y organizaciones de las Naciones Unidas.

Esta posición está ubicada en la Oficina Regional de UNOPS para América Latina y el Caribe.

Bajo la guía y supervisión del Coordinador de Actividades Regionales, el/la Asociado_a Financiero y Administrativo proporciona apoyo a las operaciones de la oficina que realizan una variedad de procesos financieros y administrativos estándar que garantizan una alta calidad y precisión del trabajo. El/la Asociado_a Financiero y Administrativo puede tomar decisiones asociada a la ejecución sobre los procesos financieros y administrativos en base a su conocimiento profundo de las políticas y procedimientos establecidos. Al realizar su trabajo, el/la Asociado_a Financiero y Administrativo promueve un enfoque de cliente, calidad y orientado a resultados.

el/la Asociado_a Financiero y Administrativo trabaja en estrecha colaboración con el personal de Operaciones, Programas y Proyectos de la Oficina Regional, Operaciones o Centros de Proyectos, así como con el personal de otras agencias de las Naciones Unidas para intercambiar información y garantizar la prestación constante de servicios.

2. Propósito y alcance de la asignación 

El/la Asociado/a Financiero/a y Administrativo/a tendrá bajo su responsabilidad cuatro procesos esenciales:

1-     Apoyo en la gestión financiera de la Oficina Regional

2-     Apoyo en la gestión de administrativa y de servicios generales

3-     Gestión de Adquisiciones menores

4-     Supervisa la gestión de viajes y logística

(1)   Apoyo en la gestión financiera de la Oficina Regional

(2)   Apoyo en la gestión de administrativa y de servicios generales

(3)   Gestión de adquisiciones menores

(4)   Supervisa la gestión de viajes y logística

Es responsable por la supervisión y cuando sea necesario es responsable directo por el procesamiento de los siguientes servicios:

• Tramita las transacciones de viaje de acuerdo con el reglamento, procedimiento y herramientas de viajes vigentes, incluyendo brindar información sobre servicios aéreos, tarifas, itinerarios, autorizaciones de viaje, reclamaciones y pagos.
• Apoya la gestión de visados y otros documentos de viaje autorizados al personal (ej. UN Certificate, UNLP)
• Procesamiento de tramites logísticos de aduanas, preparación de documentos y seguimiento de los tramites hasta su consecución final.
• Apoyo logístico para el desarrollo de conferencias, talleres, retiros, incluyendo autorizaciones/briefings de seguridad, reservas de hotel, organizar recogidas en el aeropuerto, etc.
• Soporte con respecto a trámites ante la cancillería del personal internacional incluyendo la documentación identificación oficial, visados, licencias de conducción, importación / exportación o transferencia de bienes (ej. Vehículos), etc.

(5)   Otras funciones relevantes al cargo según sea requerido por su supervisor/a directo/a.

• Se requiere educación secundaria completa.
• Título universitario (licenciatura o maestría) preferiblemente en Administración de Empresas, Administración Pública o disciplinas equivalentes se considerarán un activo y pueden sustituir algunos de los años de experiencia requeridos

Se requiere

• Mínimo de seis años de experiencia relevante en servicios administrativos, contables o de soporte a operaciones en organizaciones públicas o privadas nacionales o internacionales.
• Se requiere competencia en computadoras y paquetes de software de oficina (MS Office).
• Experiencia en el uso de sistemas ERP administrativos o financieros.

Deseable:

• Experiencia en organizaciones del sistema de las Naciones Unidas

• Se requiere español fluido
• Se requiere ingles a nivel intermedio, deseable a nivel avanzado

Balance vida laboral y personal: UNOPS valora a su personal y reconoce la importancia de mantener un balance entre las responsabilidades profesionales y personales. Contamos con una política de equilibrio laboral-personal y ofrecemos varias posibilidades de horarios flexibles. Esta política se aplica al personal de UNOPS, bajo cualquier modalidad contractual.

• Tenga en cuenta que la fecha límite es medianoche, hora de Copenhague (CET), 17 hs, hora local de Panamá.
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos candidatos que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El/la candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.