L’Associé aux opérations travaillera sous la direction du Ch...
L’Associé aux opérations travaillera sous la direction du Chef de Projet.
Il/Elle assurera les activités administratives du projet en veillant au respect
des procédures de l’UNOPS et du bailleur (Union Européenne/FED) et appuiera le
Chef de Projet dans l’ensemble des tâches nécessaires à la mise en œuvre des
activités. Il/Elle devra ainsi en collaboration avec les Services
de SNOH :
Tâches opérationnelles :
Appuyer le
spécialiste achats pour le bon déroulement de la chaîne d’approvisionnement
Faciliter les
processus d’appel d’offres, réceptionner les offres et sélection des
fournisseurs
Élaboration des attestations d’exonération de la TVA et
autres taxes (achats locaux) et à la préparation des demandes d’admission en
franchises (achats internationaux)
Gérer les aspects administratifs liés aux fournisseurs
(enregistrement)
Suivre les besoins en approvisionnement du projet
Assurer la gestion des Assets/immobilisations du projet
Tâches comptables
Suivi de la gestion comptable et financière du projet en
collaboration avec les services Finances
de SNOH
Informer sur la
situation financière du projet
Établir les plans
de décaissement prévisionnels avec le
chef de projet (plan d'achat, de recrutement, de décaissement, etc...)
Appuyer le chef de
projet dans l’élaboration des rapports dus au bailleur
Tâches Financières –
Budget - Trésorerie
Assurer le suivi budgétaire du projet (analyser les
marges entre les réalisations et les prévisions, contrôle des imputations
budgétaires) ainsi que l’élaboration des avenants budgétaires dans le cadre de
révision budgétaire
Suivre les
dépenses encourues et les décaissements.
Suivre et
contrôler les sorties de fonds et les besoins en approvisionnement.
Participer à l’élaboration
des rapports financiers du projet
Assurer le suivi
de la trésorerie du projet (comptes bancaires si existant et du cash flow)
Effectuer toute
autre tâche demandée par le superviseur qui entre dans le cadre de ses
compétences.
Contrôle et suivi des activités
Assurer le traitement des dossiers sous sa responsabilité en offrant des
alternatives et suivi des bonnes pratiques
Assurer le suivi mensuel des revues de contrôle qualité sous la supervision
du Chef de Projet en collaboration avec les Services de SNOH (ex :
Assurance de la qualité des données enregistrées dans le système UNOPS)
Assurer Bonne tenue du classement des dossiers (physique et électroniques
au sein du système UNOPS)
Promptitude et qualité des tâches effectuées tout en alertant le Chef de
Projet en cas de non-conformité aux procédures et au budget.