L'Assistant(e) Administratif (ve) aura
les attributions et responsabilités suivantes :
1.
Soutien Administratif
Collecter et traiter les données statistiques
Mettre en place un système efficace d'archivage physique
et électronique des dossiers du bureau, et veiller à la mise à jour
conformément à la réglementation de l'UNOPS en la matière
Apporter un support administratif à l'ensemble du bureau
Gérer le standard téléphonique et accueillir les
visiteurs
Recevoir et distribuer le courrier
Rédiger les correspondances, les notes verbales et les
mémos
Classer et codifier les documents reçus et expédiés et en
assurer une gestion rigoureuse
Préparer la documentation et les outils nécessaires pour
les réunions internes et externes, et dresser les procès-verbaux
Créer les Vendors, les POs et les Receipts
Traiter et suivre les contrats et factures des
Prestataires de Service
Mettre en place un système de gestion des stocks de
fournitures de bureau
Gérer les kits médicaux de secours
Assurer l'intérim de l'Assistante Exécutive
Assurer toute autre tâche assignée par son superviseur
2. Voyages et Logistiques
Apporter un appui logistique
pour ce qui concerne les titres d'exonération et les formalités de dédouanement
Organiser les missions du
personnel : préparer la documentation relative aux autorisations de voyage
et de sécurité,
Organiser l’achat des
billets d’avion, faire les réservations
d'hôtel, apporter un appui pour organiser les transferts depuis l'aéroport si nécessaire
et faciliter l’obtention de visa pour le personnel en mission, Prendre en
charge toutes les questions relatives aux documents officiels à fournir au personnel
international, telles que les exigences de visa, le permis de travail, les
UNLP, les UN certificates, les cartes diplomatiques, les exigences de sécurité,
la santé, les documents officiels pour l'importation / l'exportation ou le
transfert de marchandises
Établir des relations de
travail efficaces avec les ministères
3.
Inventaire, Gestion des Actifs et des Approvisionnements,
Garde, Locaux communs
Superviser l'entretien
régulier des véhicules,
Faire un suivi méticuleux
des contrats de prestation de service : électricités, eaux, assurances,
téléphone etc.
Faire le suivi des
consommations téléphoniques et effectuer les facturations pour tout dépassement
constate des plafonds de consommation
Signaler et enquêter rapidement sur les
accidents de véhicules, les dommages, les pertes et vols d'objets
Superviser le personnel d'entretien des bureaux et le
personnel de garde
4.
Acquisition
et partage de connaissances
Fournir de solides
contributions au sein de réseaux de connaissances et de communautés de
pratique,
Synthétiser les leçons
apprises et diffuser les meilleures
pratiques en matière d'administration
Soutenir l'organisation
dans la mise en œuvre d'initiatives de formation et d'apprentissage destinées au
personnel sur des sujets liés à l'administration
Veiller à la sécurité des
documents confidentiels
Impacts des résultats
L’atteinte efficace et
satisfaisante des résultats par l’Assistant(e)
Administratif (ve) a une incidence directe sur
l’efficacité globale des services administratifs de l’équipe, ainsi que sur la
capacité du bureau à répondre efficacement aux besoins opérationnels du bureau.
La prestation de services opportune et responsable, assure la satisfaction du
client et promeut l'image et la crédibilité de l'équipe et du bureau en tant
que fournisseur de services efficace en matière de services et de gestion de
projets. Cela renforce la position concurrentielle de l’UNOPS en tant que
partenaire de choix pour le développement durable et les services de projets
dans le pays ou la région desservis