Sous la supervision de la Spécialiste aux Achats, le titulaire du poste a...
Sous la supervision de la Spécialiste aux Achats, le titulaire du poste assumera les tâches et responsabilités suivantes:
Assurer la mise en œuvre du service des achats, en mettant l'accent sur
l'atteinte des résultats suivants :
Assurer la mise en œuvre des activités d’achats
conformément aux règles, règlements et stratégies de SNOH
Assurer le respect intégral des règles et
procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés
Mettre en place un système de contrôle
interne pour s’assurer que les bons de commande (POs) sont dûment préparés,
approuvés et expédiés
Appuyer la logistique dans la gestion des contrats d’approvisionnement
Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en
place un système de maintien des fichiers de travail des activités
d'approvisionnement
Veiller à ce que toutes les pièces
justificatives qui faciliteront la vérification et le contrôle soient
disponibles
Soutenir le processus de gestion des contrats et de l'approvisionnement en
se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :
Appuyer le superviseur dans la préparation
des plans de passation des marchés
Appuyer le superviseur dans le processus
d’approvisionnement notamment, la préparation des documents de consultation
(RFQ, ITB ou RFP), propositions pour leur évaluation préliminaire et demandes
d’adjudication
Préparer les bons de commande et les contrats
dans et hors de oneUnops, entrer les données sur les fournisseurs dans le
système oneUnops
Mettre à la disposition de SNOH les
informations requises pour le recouvrement des coûts dans oneUnops pour les
services d'approvisionnement
Développer une base de données des
fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des
évaluations des fournisseurs
Tenir à jour une base de données détaillée de
toutes les transactions (Sollicitations)
Organiser le processus de passation des
marchés, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, demandes
de propositions ou demandes de prix, la réception des offres, des soumissions
ou des propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions
des contrats en pleine conformité avec les règles et les règlements de
l’UNOPS
Participer à la préparation des plans
d'achats de SNOH et suivre leur exécution
Prendre des mesures correctives sur les PO
(purchase order), vérifier les erreurs de budget et d'autres problèmes
Participer
à l'élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière
d’acquisition des biens/services/travaux, en consultation avec le superviseur
direct
Fournir au SNOH
un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés,
en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :
Fournir des réponses orales / écrites aux
demandes des clients internes et externes concernant les questions d'approvisionnement
Préparer des NTF ou autres documents de
support quand c’est nécessaire
Préparer des Memos pour revue sur demande
Monitorer les progrès et assurer la liaison
avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics
Résoudre les problèmes post-commande relatifs
à la préparation des rapports d'avancement sur les questions de passation des
marchés
Assurer la liaison entre le projet et l'unité
logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir
l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que
l'inventaire a été fait
Assurer le
partage des connaissances au sein du SNOH pour atteindre les résultats
suivants:
Synthèse de leçons apprises et meilleures
pratiques en matière d'achats
Appui à
la formation des équipes des bureaux/Projets