Descriptif de la position :
Sous la supervision directe du chargé du programme-pays de Cities Alliance,
l'Associé(e) aux finances joue le rôle du point focal en tous ce qui concerne
les opérations financières assurant une utilisation efficace et transparente
des ressources et garantissant l'intégrité des services financiers.
L'Associé(e) aux finances suit une approche axée sur le client,
conformément aux règles, règlements, politiques et processus financiers de
Cities Alliance et de l'UNOPS.
L'Associé (e) aux finances supervise et dirige le personnel de support de
l'unité des finances et il/elle travaille en étroite collaboration avec les
chefs de projet et les équipes de projet pour résoudre les questions liées aux
finances et l'échange d'informations.
Résumé des fonctions clés:
- Implémentation des stratégies opérationnelles;
- Contrôle des budgets et du système de recouvrement des coûts;
- Comptabilité, paiements, paie;
- Gestion de trésorerie du bureau du programme-pays (comptes bancaires
locaux);
- Élaboration et contrôle des rapports financiers;
- Développement et partage des connaissances;
- Toutes autres fonctions selon les besoins opérationnels, organisationnels
et administratifs du programme-pays;
Implémentation des stratégies
opérationnelles
Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, des processus et
des procédures adoptées en vue de la réalisation des résultats
suivants :
- Conformité totale avec les
règles et règlements de Cities Alliance et de l'UNOPS concernant les
processus financiers, les dossiers financiers et le suivi financier;
- Assurer des liens de
communication efficaces entre le programme pays de Tunisie et le
Secrétariat à Bruxelles
1.
Contrôle des budgets et du système de
recouvrement des coûts
Assure l'administration des budgets et le fonctionnement du système optimal
de recouvrement des coûts en vue de la réalisation des résultats suivants:
- Préparation et révision des
budgets du programme-pays et ses projets;
- Présentation de l'information
recherchée pour la planification et l'état des ressources financières du
programme-pays et le suivi;
- Fourniture de données pour la
mise en œuvre de stratégies d’économie/réduction des coûts en consultation
avec le chargé du programme-pays;
- Préparation des accords de
partage des coûts et des fonds fiduciaires, suivi des contributions dans
le cadre des efforts de mobilisation des ressources du programme-pays;
2. Comptabilité, Paiements,
Paie
Gestion de comptabilité, de paiements et de paie en vue de la réalisation
des résultats suivants:
- Contrôle approprié des pièces
justificatives pour les paiements et rapports financiers pour les projets;
préparation de tous types de bons; cycle de paie et exécution des
paiements;
- Réception correcte des biens,
des services et établissement des provisions (accruals);
- Maintien du système de
contrôles internes des dépenses qui garantit que les bons traités sont
appariés et complétés, des mesures correctives opportunes sur les bons non
intégrés, y compris ceux comportant des erreurs de vérification
budgétaire, des exceptions de correspondance et des bons non approuvés;
les transactions sont correctement enregistrées et comptabilisées; les
feuilles de paie sont dûment préparées et traitées; les demandes de
remboursement de frais de voyage, les frais de déplacement et autres
droits sont dûment traités;
- Examen des demandes de
paiement, y compris les pièces justificatives, par rapport au plan de
travail annuel;
- Clôture des comptes en temps
opportun;
- Réponse rapide aux demandes du
siège pour résoudre les problèmes de données financières;
- Actions correctives sur des
données erronées dans le système. Préparation de rapports financiers au
besoin;
- Maintenance des contributions
pour les projets et suivi avec les partenaires sur les contributions, la
création de dépôts dans le système ERP et leur application aux postes en
attente;
- Remboursements ponctuels,
recouvrement de la TVA;
- Approbations des demandes de
paiement pour les projets;
3.
Gestion de trésorerie du bureau de pays
Assure le bon fonctionnement de la gestion de trésorerie du bureau de pays
en vue de la réalisation des résultats suivants:
- Examen en temps opportun de la
situation de trésorerie pour les comptes bancaires locaux, afin de
garantir des fonds suffisants pour les décaissements. Identification et
enregistrement en temps opportun des reçus pour l'application des revenus ;
- Préparation rapide et précise
des réconciliations bancaires ;
- Préparation en temps opportun
des prévisions de trésorerie mensuelles à l'intention du gestionnaire des
opérations / analyste des finances. Liaison avec les clients/partenaires
pour obtenir une estimation de leurs besoins en liquidités ;
- Approbation des virements
bancaires et des transactions ;
- Traitement de demandes de
réapprovisionnement et réconciliation bancaires ;
- Traitement de demandes et
réconciliations des avances opérationnelles ;
4. Contrôle des rapports
financiers
Assure le contrôle des rapports financiers
et apporte le soutien lors de leur préparation, en mettant l'accent sur la
réalisation des résultats suivants :
- Mise en place de systèmes de
rapports pour répondre aux besoins des sources de financement,
- Préparation/vérification des
états financiers périodiques aux sources de financement et aux partenaires
externes conformément aux exigences établies en matière de rapports,
- Contact avec le personnel du
projet et le management pour vérifier et améliorer la qualité des
activités financières d'un projet, y compris des rapports
financiers,
- Contacts fréquents avec
d'autres membres du personnel financier de l'organisation pour la
préparation des paiements, la réconciliation des données, la présentation
de rapports aux clients ou les activités d'audit,
- Assistance au chef de projet
avec rapports et analyses.
5. Développement des
connaissances et partage des connaissances
- Fournir des contributions
solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en
synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques
en matière de ressources humaines.
- Contribuer en apportant des
commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et
les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive
L'obtention efficace et
fructueuse des résultats par l'Associé (e)aux finances a un impact direct sur
la gestion efficace et efficiente des ressources financières dans les projets
du programme-pays de Cities Alliance, démontrant ainsi la gestion efficace des
fonds des bailleurs de fonds et des partenaires par Cities Alliance/UNOPS.