Le/la chef.fe de
projet est chargé. e d'élaborer/lire les documents d’initialisation du projet
et l’accord juridique. Il/elle doit également posséder une excellente
connaissance des modalités et conditions du projet ainsi que des rôles et
responsabilités de chaque partenaire/partie prenante afin de s’assurer que les
résultats du (des) projet(s) répondent aux argumentaires commerciaux tant de
l’UNOPS que du client. La réussite du (des) projet(s), et donc du/de la chef.fe
de projet, sera évaluée en fonction des critères de réussite des engagements de
l’UNOPS, lesquels sont liés aux responsabilités ci-dessous. Un/une chef.fe de projet de ce niveau est en principe responsable d’un ou
plusieurs projet(s) de l’UNOPS de niveau 3. Il/elle doit être en mesure de
gérer un ou plusieurs projet(s) dont le niveau de complexité et de risque est
élevé. Ce type de projet est soumis à des délais serrés et son succès requiert
la collaboration avec divers fournisseurs externes. Le/la chef.fe de projet est
responsable de tous les aspects du cycle de vie du projet. Il/elle doit être en
mesure de s’acquitter, avec une certaine
autonomie, des tâches et responsabilités essentielles à la réussite du
projet telles que définies ci-dessous :
Gestion des
parties prenantes :
●
Établir une
excellente relation avec le comité de pilotage (directeur de projet,
responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les
principales parties prenantes
●
Gérer les
communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des
activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et
veiller à ce qu’elles soient aptes à recevoir les produits
●
Conseiller le
client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses
objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences
survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits)
●
Gérer le flux
d’informations entre le comité de pilotage/directeur du centre d’opérations et
le personnel de projet
Performance et
résultats :
●
Développer et
maintenir les plans des projets
●
Mettre en
œuvre les plans de projet approuvés (notamment les échéanciers prévus) sans
dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du (des)
projet(s)
●
Prendre en
compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects sociaux,
d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques
●
Gérer la
production des produits requis, en assumant la responsabilité de la progression
des activités, de l’utilisation des ressources et en adoptant, le cas échéant,
des mesures correctives
●
Être en
relation constante avec les fournisseurs externes ou les gestionnaires de
comptes.
●
Autoriser les
lots de travaux
●
Informer le
comité de pilotage et le directeur du centre d’opérations de tout écart par
rapport au plan
●
Identifier et
gérer les risques afin d’assurer aux clients et autres parties prenantes les
meilleurs résultats possibles
●
Gérer et
évaluer la qualité des produits et s’assurer qu’ils sont acceptés par le client
●
Surveiller et
évaluer les performances des fournisseurs de services
●
Identifier les
opportunités d’activités de l’UNOPS et en informer son supérieur hiérarchique.
●
Identifier les
risques liés au cas d'affaire interne de l’UNOPS et en informer son supérieur
hiérarchique
Procédures :
●
Respecter les
instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer du
respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives
organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA])
●
Élaborer/adapter
les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i)
documents d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans
d’exception et descriptions de produit pertinentes
●
Rédiger les
rapports suivants :
i.
Rapports
des points clés
ii.
Rapports
de fin de séquence
iii.
Liste de
vérification de clôture du projet
iv.
Rapport de
fin de projet
v.
Rapport de
livraison des produits
●
Gérer les
dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii)
dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances,
conformément aux exigences des groupes respectifs et de la DO 12
●
S’assurer que
toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de
gestion financière de l’UNOPS
●
Gérer les
budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont
respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués
à temps
●
Comprendre et
gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération en
lien avec le projet
●
Comprendre la
structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux frais
de personnel
●
Gérer les
dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de
rapports financiers précis)
●
Si le chef de
projet n'est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant d’engager
des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger d’autres
personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements nécessaires,
sous sa supervision
Gestion des
connaissances :
●
Intervenir au
sein des Communautés de pratique concernées
●
Collaborer
activement avec d’autres chefs de projet et la communauté de la gestion de
projets afin de partager des études de cas, des enseignements et des bonnes
pratiques à l’aide de la base de connaissances
●
Faire un
retour sur les politiques aux directeurs des différents groupes, et favoriser
ainsi l’amélioration continue des politiques de l’UNOPS
●
Consigner les
enseignements conformément au système de rapport
●
Intégrer les
enseignements tirés de tiers conformément au modèle de planification
Gestion du
personnel :
●
Diriger et
motiver l’équipe de gestion de projet
●
S’assurer que
les attentes à l’égard du comportement des membres de l’équipe sont définies.
●
S’assurer que
les performances des membres de l’équipe sont évaluées
●
Identifier les
membres très performants et faire part de leurs qualités au directeur du centre
d’opérations
●
Posséder une
excellente connaissance des modalités contractuelles du personnel de
l’UNOPS (notamment les prestataires individuels (ICA) et les membres
du personnel nommé).
●
Procéder à la
sélection, au recrutement et à la formation de l'équipe conformément aux plans
du (des) projet(s)
●
Agir en tant
que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient été désignées
pour remplir ces fonctions
●
Fournir un
appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme ait été désigné(e)
pour remplir ces fonctions
●
Assurer la
sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux normes du
Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS)