Sous
la supervision générale du chef des services de soutien et sous la supervision
directe du responsable de la logistique, l'Assistant/e Principal/e aux services
de soutien supporte dans la fourniture transparente et efficace des services
logistiques au bureau central et aux bureaux régionaux d'UNMAS Mali
conformément aux règles de l'UNOPS. Ses responsabilités fonctionnelles
comprennent:
LOGISTICS
●
Fournir des réponses précises
et opportunes aux questions sur les processus et les problèmes en suspens aux
personnes/unités concernées ;
●
Superviser, s’il y a lieu, les
services de transport, y compris le service à la clientèle, l’entretien
régulier des véhicules, l’assurance et la surveillance de la
consommation ;
●
Signaler et enquêter rapidement sur les accidents, les dommages,
les pertes ou les vols de véhicules; mettre à jour et tenir à jour le rapport
d’historique des véhicules ;
●
Travailler activement avec les clients internes pour fournir et
échanger de l’information sur une variété de problèmes dans les processus et
les transactions logistiques, afin de fournir des services corrects et en temps
opportun ;
● Participer aux envois, aux formalités douanières, à la préparation des
documents pour les envois UNMAS (reçus/envoyés), à la documentation nécessaire
et à la mise en œuvre des mesures de suivi ;
●
Comprendre et respecter les procédures douanières locales et les
procédures de livraison des articles via l'ordre des tâches (task order) de
la MINUSMA; et représenter UNMAS à la
douane ;
●
Comprendre
les procédures internes de la MINUSMA par rapport à l'expédition des articles à
l'intérieur du pays en utilisant le processus de demande de mouvement de fret
de la mission (CMR);
●
Comprendre
les termes du commerce international (INCOTERMS) utilisés dans les processus
logistiques de l’UNOPS.
ADMINISTRATION
●
Extraire et compiler des données statistiques de source interne et
externes en vue de préparer les rapports périodiques, faciliter l’analyse
et le travail d’amélioration des processus logistiques ;
●
Assurer le suivi des échéances, des engagements pris, des mesures
prises et de la coordination de la collecte et de la présentation des rapports
au chef d’unité ;
●
Fournir un soutien administratif aux ateliers et retraites de
l’unité logistique ;
●
Fournir des informations précises à la personne ou à l’unité sur
demande concernant les étapes administratives requises et l’état de son dossier
de projet;
● Aider le chef des transports à
produire des rapports hebdomadaires et mensuels sur l’utilisation des véhicules et la consommation de
carburant ;
● Participer aux vérifications des stocks physiques, à la rédaction
périodique d’inventaires et de rapports sur les biens ;
● Mener des enquêtes sur les besoins en entretien des bureaux et sur la
satisfaction des clients et en faire rapport ;
● En liaison avec l’unité Procurement, veiller à ce que l’unité Logistique
soit constamment au courant du processus d’achat en cours afin de permettre à
l’unité Logistique d’anticiper les mesures de réception et de
dédouanement ;
● Organiser un système d’archivage
et tenir à jour la
documentation de l’unité en assurant la protection des documents
confidentiels ;
● Tenir à jour la bibliothèque des SOP en ligne de la logistique de UNMAS
et la mettre à la disposition du personnel du UNMAS.
***Les candidates qualifiees sont fortement encouragees a postular