L'agent de soutien de projet effectue des tâches dans tous les aspects du cycle de vie du projet. Il/Elle doit être en mesure d'appliquer, avec des instructions, les tâches et responsabilités ci-dessous des critères de réussite du projet:
A. Mise en œuvre du projet:
● Préparation et maintenance des dossiers de projet, y compris les rapports de projet internes et externes;
● Assister la gestion des flux d'informations et superviser les contrôles des changements, les registres des risques et la gestion des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents;
● Gérez la livraison assignée des lots de travaux et prenez la responsabilité des progrès;
● Assurer la liaison avec l'agent de coordination du projet sur les progrès de la mise en œuvre;
● Informer l'agent de coordination du projet de tout écart par rapport au plan et mettre à jour les plans;
● Travailler avec l'agent de coordination de projet pour identifier et gérer les risques.
B. Gestion financière et des achats:
● Tenir à jour tous les documents financiers du projet à l'appui des processus d'audit et d'examen;
● Assurer une saisie précise des données dans le système ERP (Enterprise Resource Planning) de l'UNOPS;
● Suivre le budget et les dépenses financières du projet et toutes les procédures administratives conformément au plan de travail;
● Traiter les paiements directs et les demandes anticipées et préparer les révisions du budget du projet;
● Aider à la production de rapports financiers; y compris l'élaboration de formats de suivi financier et de rapports conformément aux exigences de l'UNOPS;
● Soutenir le responsable de la coordination du projet en surveillant les budgets, les flux de trésorerie et les rapports sur les obligations de dépenses pour garantir que les livrables sont respectés;
● Alerter le responsable de la coordination du projet ou tout déficit financier et dépassement de dépenses;
● Proposer une révision budgétaire et initier des actions correctives si nécessaire;
● Administrer les communications, les réunions et les rapports du projet si nécessaire.
C. Suivi et rapports du projet:
● Fournir des contributions de fond pour aider la coordination du projet dans la préparation des rapports et des documents du projet;
● Aider la coordination du projet à maintenir ce qui suit: i. Fichier bleu électronique, et ii. Dossiers d'approvisionnement, RH et finances selon les besoins;
● Gérez la compilation, la consolidation et l'analyse des données pertinentes;
● Assister le responsable de la coordination du projet dans la préparation des rapports d'achèvement du projet et s'assurer du respect des obligations contractuelles.
D. Gestion, coordination et liaison avec les parties prenantes:
● Soutenir la coordination et la gestion des communications;
● Assurer la liaison et établir des relations avec d'autres agences des Nations Unies (ONU) et des organisations internationales non gouvernementales (I/ONG) afin de faciliter les activités et d'améliorer la qualité et la pertinence de l'analyse des informations;
● Participer aux réunions avec les agences des Nations Unies, les ONG et les autres parties prenantes selon les besoins.
E. Procédures:
● Suivre les instructions du cycle de gestion de projet et assurer que toutes les politiques organisationnelles sont respectées (directives organisationnelles et instructions administratives);
● Rédiger des rapports mensuels aux donateurs;
● Soutenir la préparation des rapports internes;
● Organisation principale des réunions des parties prenantes / structures de gouvernance du projet.
F. Gestion des connaissances:
● Participer aux communautés de pratique pertinentes;
● Interagir activement avec la communauté PM pour partager des études de cas, des leçons apprises et des meilleures pratiques sur le système de connaissances;
● Fournir des commentaires aux responsables de la pratique sur les politiques, soutenir les orientations dans le but d'améliorer constamment les politiques de l'UNOPS;
● Compléter les leçons apprises selon le format de rapport;
● Intégrer les leçons apprises des autres selon le format de planification.
G. Effectuer d'autres tâches connexes assignées par le(s) superviseur(s).
A. Education:
Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en gestion de projet, en administration des affaires, en relations internationales, en études politiques / de sécurité / de développement ou dans toute autre discipline pertinente est requis;
Un diplôme universitaire (niveau licence) avec une combinaison de 2 années supplémentaires d'expérience professionnelle pertinente en gestion de projet, en administration des affaires, en relations internationales, en études politiques/de sécurité/de développement, ou dans toute autre discipline pertinente, peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.
B. L'expérience professionnelle:
a. Deux ans (ou plus sur la base de diplômes universitaires) d'expérience progressive dans le développement et la gestion de projets, en mettant l'accent sur le suivi, les rapports, le développement et la coordination dans les organisations du secteur public ou privé sont requis;
b. Une expérience d'interaction avec les parties prenantes japonaises dans le domaine de l'élaboration et de la gestion des programmes est souhaitable;
c. Une connaissance confirmée de la contribution du Japon à la communauté internationale de l’aide et du développement est un atout.
Les langues
● Une maîtrise professionnelle du français et du japonais est exigée
● Une maîtrise professionnelle de l’anglais est souhaitable.