Assistant·e principal·e aux finances - ROSTER, Multiple positions

Les tâches et les responsabilités de l’Assistant.e principal.e aux Finances comprennent, sans s'y limiter, les points mentionnés ci-dessous:

• Assurer l’entière conformité des opérations financières avec les règles et règlements de l'UNOPS, le suivi des dossiers financiers et des rapports d’audits

• Veiller à la mise en œuvre d’un cadre de contrôle interne efficace

• Aider dans la collecte d'informations pour la préparation du budget et faciliter les examens et ajustements pendant les révisions budgétaires 

• Examiner et ajuster les dépenses par rapport aux budgets approuvés

• Examiner les demandes de paiement en s’assurant que la documentation est complète avant le traitement et que toutes les informations concernant le paiement ont été fournies; vérifier que les codes comptables appropriés sont utilisés; s’assurer que le certificat pour services rendus / biens livrés est mentionné sur le document de paiement et dûment signé par les personnes autorisées; veiller à ce que les paiements aux sous-traitants soient en conformité avec les termes et conditions des contrats

• Examiner et confirmer la pertinence des transactions opérationnelles par rapport aux politiques, règlements et règles applicables

• Examiner et confirmer la validité des charges en vérifiant les montants autorisés et s’assurant de la disponibilité du budget et des fonds

• Maintenir et contrôler les fonds de la petite caisse et préparer le rapport pour la reconstitution

• Préparer les reçus et examiner les documents justificatifs pour s’assurer qu’ils sont complets, vérifier l’exactitude des codes des comptes à charger; entrer les transactions dans le système comptable et financier informatisé

• Surveiller les dépenses financières enregistrées pour s’assurer que les informations comptables sont exactes et à jour

• Établir les programmes de dépenses mensuelles et trimestrielles conformément aux budgets 

• Suivi du budget des projets et écritures d’ajustement

• Procéder à une analyse des rapports, inspections et à leur ajustement selon les besoins

• Communiquer avec les collègues / clients s’il est nécessaire de procéder à une vérification ou d’apporter des corrections

• Demander des informations supplémentaires si nécessaire et donner des feedbacks aux collègues/clients pour leur permettre d’améliorer la qualité des documents fournis

• Surveiller les besoins de trésorerie et les dépenses effectuées

• Gérer les fonds d’advance opérationnelle et préparer les rapports pour le réapprovisionnement 

• Veiller à ce que les dossiers et les fichiers soient mis à jour dans le système

• Fournir une assistance dans le reporting et les analyses dans le système

• Aider à la préparation des rapports périodiques.

• Contribuer au partage des connaissances et prendre part aux communautés de pratiques financières

• Procéder au nettoyage des comptes avant la clôture du projet

• Accomplir toutes autres tâches assignées

Avoir un diplôme secondaire est exigé.

Avoir un diplôme universitaire dans les domaines suivants: finance, comptabilité, économie, ou toute autre discipline pertinent est un avantage.

Avoir un minimum de 5 ans dans la gestion financière et/ou comptable est requis.

Une bonne maîtrise de l'outil informatique avec une expérience de travail avec le Gsuite (G-Doc; G-Sheet; G-Slides; Google drive) est requise.

Une connaissance des procédures de gestion au sein du système des Nations Unies ou de tout autre partenaire au développement est souhaitable.

Une expérience au sein d’organisations internationales est souhaitable.

Une très bonne maîtrise du Français.

Un niveau intermédiaire en anglais serait un atout un atout majeur.

• Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste Local; les candidats sélectionnés pour travailler dans l'un des pays couvert par le Bureau Multi-pays UNOPS du Sénégal seront considérés comme des locaux.
  
• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Harmonisation entre la vie personnelle et la vie professionnelle - L'UNOPS valorise ses contractants et reconnaît l'importance d'équilibrer les exigences professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en matière d'harmonisation entre le  travail et la vie personnelle et nous offrons plusieurs options d’horaire de travail flexibles. Cette procédure s’applique à tous les types de contrats.
  
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Pour les contrats au prix forfaitaires, vous devrez suivre quelques cours obligatoires, il faudra prévoir environs 4 heures pour les compléter, avant de fournir les services pour lesquels vous avez été engagé.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Le bureau Multi-pays du Sénégal a pour objectif de fournir un soutien efficace et efficient aux partenaires relevant de sa juridiction, conformément à la stratégie institutionnelle de l'UNOPS. Les opérations du bureau Multi-pays sont guidées par la mission de l'UNOPS visant à accroître la capacité du système des Nations Unies et de ses partenaires à mettre en œuvre des opérations de consolidation de la paix, d'aide humanitaire et de développement qui comptent pour les personnes dans le besoin.
Les principaux partenaires du bureau Multi-pays du Sénégal sont la Banque mondiale, l'UE, la Banque islamique de développement, la Millennium Challenge Corporation, le Fonds mondial et d'autres agences des Nations Unies, telles que le HCR, et le Département des opérations de maintien de la paix (DOMP). D'autres partenariats potentiels dans les domaines de l'énergie durable, de l'emploi des jeunes, de la santé et de l'éducation sont: l'Agence suédoise de coopération internationale pour le développement, l'Agence coréenne de coopération internationale et l'UNICEF.