Assistant (e) Administratif (ve), Multiple positions

Le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies, qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires à travers le monde. L'UNOPS aide ses partenaires à bâtir un avenir meilleur en fournissant des services qui accroissent l'efficience, l'efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement. Mandatée en tant que ressource centrale des Nations Unies, l'UNOPS fournit des services de gestion de projets, d'achat et d'infrastructure durables à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d'organisations des Nations Unies.

Sous la supervision directe de l’Adjoint (e) Administratif (ve) Principale, l’Assistant (e) Administratif (ve) gère et assure la prestation de services de soutien logistique et de transport efficaces à une unité opérationnelle pertinente. Dans l’exercice de ses fonctions, l’Assistant (e) Administrative assure la liaison avec les collègues de l’appui  aux programmes de l’UNOPS afin de garantir une prestation de services cohérente pour le bureau / programme. L'Assistant (e) Administratif (ve) favorise une approche client, qualité et orientée vers les résultats.

1.     Assurer un appui logistique et de gestion d'actifs fiable, à savoir:

• Un entretien approprié et un stockage sûr et sécurisé de tous les équipements et biens de bureau.
• Préparer des listes d'inventaire précises et des registres de propriété adéquats pour le bureau ainsi que pour les projets.
• Surveillance attentive du mouvement des équipements dans et dans la zone de responsabilité.
• Mise en place d'un système de gestion et de comptabilité des équipements pour tous les équipements et propriétés gérés par le bureau, conformément à la politique d'équipement de l'UNOPS.
• Traitement des demandes d'approvisionnement pour les bureaux.
• Assistance pour assurer des dédouanements rapides et efficaces
• Gérér la réception des biens et équipements pour le bureau, l'inspection et la préparation des rapports.

2.     Gérer les services de transport, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Maintenance, entretien et réparation appropriés de tous les véhicules de bureau afin d’assurer des performances optimales et des conditions de fonctionnement sûres conformément à la politique et aux procédures de gestion des véhicules de l'UNOPS
• Tous les besoins de transport officiels de la direction et du personnel de bureau sont satisfaits en accord avec les dispositions de sécurité correspondantes.
• Journal quotidien des véhicules sur la consommation d'essence et le kilométrage.
• Mise en place d'un système de réparation et de maintenance pour tous les équipements de bureau y compris les équipements EDP, les générateurs, etc.
• Activités efficaces de gestion et d'entretien des bâtiments.
• Mise en place d'une politique énergétique en adéquation avec les capacités de la ville et des générateurs.
• Évaluation des services contractuels (nettoyage, sécurité, taxi, messagerie, etc.) en vue d'améliorer le niveau de service et / ou d'identifier de meilleures solutions;

3.     Fournir un soutien à la création et au partage des connaissances, en se concentrant sur la
 réalisation des résultats suivants:

• Participation aux formations du personnel du programme, des opérations et des projets sur des sujets liés à la logistique et au transport.
• Contributions de qualité aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Education

• Un diplôme d'études secondaires est exigé
• Un diplôme universitaire en administration des affaires, en administration publique, ou dans des disciplines équivalentes est souhaitable mais pas obligatoire
• En l'absence de diplôme, la certification administrative est un atout

Expérience

• Un minimum de 2 ans d'expérience opérationnelle en logistique et en administration, avec une capacité démontrée à répondre aux indicateurs de performance et à produire des résultats.
• Capacité à travailler avec des progiciels informatiques et bureautiques (MS Office 2003 et / ou versions plus récentes) et connaissance des progiciels de tableur et de base de données
• Une expérience dans les organisations du système des Nations Unies est souhaitable.

Exigences linguistiques

• Très bonne connaissance du français
• La connaissance d'une deuxième langue de travail des Nations Unies ou régionale est un atout.

Contract type:  Contrat individuel local (LICA)

Régulier / mensuel: Ce contrat est un contrat mensuel régulier, qui nécessite des services continus pendant la durée du contrat et les paiements seront effectués à la fin de chaque mois.

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale) ou 6h PM heure d'Haïti. 
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

Équilibre entre le travail et la vie personnelle: L'UNOPS accorde de la valeur à son personnel et reconnaît l'importance de maintenir un équilibre entre les responsabilités professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en la matière et offrons plusieurs possibilités d'horaires flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS et pour tout type de contrats. 

L'UNOPS cherche à accommoder raisonnablement les candidats ayant des besoins particuliers, sur demande. 


Ce poste est basé dans un lieu d'affectation non familial. 


La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.


Veuillez noter que les candidat(e)s intéressé(e)s par ce poste doivent détenir la citoyenneté ou avoir le droit d'obtenir indépendamment un permis de travail valide du pays pour lequel le poste est ouvert.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.