Sous la supervision du Chef de Projet, le/la chargé.e d’appui &agra...
Sous la supervision du Chef de Projet, le/la chargé.e d’appui à la gestion de projet aura les attributions et responsabilités suivantes :
1. La mise en œuvre du projet
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Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes
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Gérer le flux d’information, le contrôle des changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents
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Mettre à jour le système de gestion de projet au sein de l'UNOPS
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Assurer l’avancée des activités et la livraison des lots de travaux
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Assurer la coordination avec le chef de projet et lui communiquer l’avancée des travaux
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Informer et conseiller le chef de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires
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Relever et gérer les risques en collaboration avec le chef de projet
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Superviser les autres membres de l’équipe de support
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Superviser et suivre les activités des bureaux de Bissau et de Buba.
2. La gestion des finances et des achats
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Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen
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Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS
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Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail
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Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet
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Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS
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Elaborer le terme de référence des achats et approvisionnements
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Elaborer le plan de passation du marché
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Soutenir le chef de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier
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Avertir le chef de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives
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Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires
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Être à l’aguet des solutions innovantes afin de bien gérer les dépenses et maintenir le budget équilibré
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Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs
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Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à prioriser et à les gérer efficacement
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Capacité à négocier, établir et administrer des contrats
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Prendre des décisions professionnelles dans un environnement au rythme rapide
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Élaborer et suivre des plans d'achat d'équipement, de services et de fournitures
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Participer à l’évaluation des offres dans le cadre des activités d’implémentation du projet.
3. Le suivi et l’élaboration de rapports
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Participer activement à la préparation de rapports et documents de projet en assistant le chef de projet
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Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien, les documents physiques aussi bien que ceux virtuels
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Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet
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Soutenir le chef de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12
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Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission
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Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.
4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications
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Soutenir la coordination et la gestion des communications
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Communiquer et bâtir des relations solides avec d'autres agences des Nations Unies et des organisations non gouvernementales (ONG) internationales afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses
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Selon les besoins, participer à des rencontres avec des agences des Nations Unies, des ONG et d’autres parties prenantes.
5. La gestion des connaissances et l’innovation
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Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi
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Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet
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Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et des leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances
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Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils financiers et de cueillettes d’information.