Adjoint(e) aux Ressources Humaines (Couverture Congé de maternité)

Sous la supervision directe de l’Analyste aux Ressources Humaines, l’Adjoint(e) aux Ressources Humaines est chargé(e) de l’exécution des services en matière de ressources humaines de manière efficace et transparente.

Objectif et portée de la mission 

De manière plus spécifique, l'Adjoint(e) devra assumer pour tous les projets du bureau les tâches suivantes:

Sous la supervision directe de l'Analyste aux ressources humaines, l’Adjoint(e) est chargé(e) de l’exécution des services en matière de ressources humaines de manière efficace et transparente.

De manière plus spécifique, il/elle devra assumer pour tous les projets du bureau les tâches suivantes:

Mise en œuvre des stratégies et procédures RH

• Recenser les besoins en recrutement auprès des projets et vérifier leur conformité avec le plan de recrutement validé

• Participer à l’élaboration ou mise à jour des procédures internes normalisées  (SOP)

• Appuyer l'Analyste aux Ressources Humaines à faire respecter les délais dans l’initiation et validations des PER/PRA 

• Appuyer à la mise en œuvre des plans de formation aussi bien au niveau du Hub qu’au niveau des projets 

• Fournir des conseils sur les systèmes et les processus liés aux ressources humaines, y compris, mais sans s'y limiter, le recrutement, la gestion des contrats, les avantages et les droits, conformément aux règles et procédures de l'UNOPS

• Fournir des conseils et des directives au personnel sur les procédures administratives, les processus et les pratiques

• Assurer la liaison entre l'unité des ressources humaines et les clients internes/externes

• Supporter les clients de façon proactive pour accélérer l’implémentation des projets

• Fournir des conseils aux superviseurs sur les bonnes pratiques, les politiques et les procédures en matière de gestion de la performance, y compris la gestion de la sous-performance

• Soutenir la mise en œuvre des initiatives institutionnelles en matière de genre et de diversité, en fournissant une éducation et des conseils sur les questions liées à l'équité, la conformité, l'inclusion et la diversité

Assurer la mise en œuvre des plans de recrutement en accord avec les instructions et procédures administratives

• Analyser les termes de référence et les soumettre à la validation

• Procéder à la recherche de profils pour pourvoir les postes 

• Etablir les plans d’activités en relation avec les plans de recrutement et les mettre en œuvre 

• Analyser les profils et faire les propositions des longues listes et liste restreinte (short list)

• Organiser le processus de sélection de l’analyse du besoin jusqu’au déploiement du consultant (publication du poste, organisation du test écrit, interview, …)

• Préparer les soumissions  pour les comités LCPC/HQCPC

• Constituer le dossier personnel du contractant et initier les contrats dans oneUnops 

Gestion administrative du personnel

• Vérifier mensuellement la liste des paiements concernant les salaires

• Informer régulièrement les gestionnaires de projets (Project Manager) du statut des contrats du personnel

• Initier les contrats de prestation, faire les extensions et amendements le cas échéant

• Organiser le déploiement et le rapatriement des consultants internationaux

• Classer et mettre à jour les dossiers du personnel dans le fichier central

• Appuyer le personnel sur certaines questions relevant de l’administration et/ou de la gestion des ressources humaines (congés, assurance, formation, salaire, voyage…)

• Faire le suivi avec le personnel  pour l’achèvement des cours obligatoires 

• Contribuer à la mise à jour des statistiques du personnel et les données RH

Renforcement et partage des connaissances

• Contribuer au partage d’information concernant les changements de politiques et procédures  

• Mettre à disposition la documentation nécessaire à l’application des procédures

• Appuyer dans le cadre de la promotion du « Learning Zone »

• Appuyer dans le cadre de la mise en œuvre du Plan de formation

• Contribuer à la mise à jour la base de données des leçons apprises sur les pratiques RH 

Contrôles de suivi et des progrès

• Appuyer à la gestion du personnel et au suivi de tous les aspects administratifs liés au recrutement, l’assurance, la gestion de la performance, la formation, les congés, les salaires, et les absences

• Aider les bureaux pays sur certaines questions relevant de l’administration et de la gestion des ressources humaines

• Coordonner avec les PM pour obtenir les pièces justificatives pour les paiements (contrats, COP’s, fiche d’évaluation).

Education

• Le diplôme d'études secondaires est requis

• Un diplôme universitaire en Administration des affaires ou en gestion des ressources humaines est un avantage et peut remplacer certaines des années d'expérience requises

Expérience professionnelle 

• Avoir un minimum de six (6) ans d’expérience pertinente dans le domaine de la fourniture de services de recrutement, de conseil et / ou d'administration générale des ressources humaines est requis pour un titulaire d’un diplôme d'études secondaires est requis; ou 2 ans d’expérience professionnelle dans la fourniture de services de recrutement, de conseil et / ou d'administration générale des ressources humaines pour un.e titulaires de maîtrise (Bachelors) est requis

• Une expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et logiciels de bureau est requise

• Une expérience dans le traitement de systèmes basés sur le Web est un atout

• Une expérience de travail au sein d’une agence du système des Nations Unies est souhaitable

Compétences linguistiques

• Une bonne connaissance du Français

• La connaissance de l'anglais serait un atout

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.