Adjoint.e aux achats, Poste réservé uniquement aux ressortissant.es de la RDC

Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC), depuis 1991, le Hub de l'UNOPS en Afrique centrale (CDOH) couvre onze pays: l’Angola, le Burundi, le Cameroun, la Centrafrique, les Iles Comores, le Gabon, la Guinée Equatoriale, la RDC, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le Hub a noué de solides relations de travail avec les partenaires internationaux, les agences des Nations Unies, notamment les missions des Nations Unies, et les gouvernements des pays d’Afrique centrale.

Il apporte un appui technique et un renforcement des capacités dans des domaines du développement stratégique, notamment, la réhabilitation et le développement d'infrastructures dans les secteurs de la santé, de l'éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l'administration publique; les achats, la gestion de projets et les services consultatifs sectoriels; la paix et la sécurité, la préservation et la protection de l'environnement, entre autres.

Sous l’autorité et la supervision directe du Procurement Specialist, l’adjoint (e) aux achats assumera les tâches suivantes :

Assurer la mise en oeuvre du service des achats, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Assurer le respect intégral des règles et procédures de l’UNOPS en matière de passation de marchés;

• Appui au projet dans l’élaboration de leur plans d'achats et suivre leurs exécutions ;

• Organiser et mettre en place les documents de sollicitation dans le plateforme e-Sourcing de l’UNOPS et assurer que toutes les règles et procédures d’achat soient respectées

• Créer les bons de commande relatifs aux achats du Projet en vérifiant la conformité des achats ;

• Assurer le suivi et l’application des contrôles internes pour s’assurer que le processus d’achat effectué et la création des bons de commande (POs) sont dûment préparés, approuvés et expédiés ;

• Assurer que toutes les demandes de paiement soit conformes et les pièces justificatives soient correctes et répondre à l’exigence du SOP pour le paiement ;

• Revenir vers le projet en cas de manquement des dossiers de paiements et faire le suivi jusqu’à la réalisation de ce paiement ;

• Assurer que le paiement soit fait conformément aux règles dans l’ERP de l’UNOPS (OneUnops) ;

• Résoudre les erreurs relatifs aux bons de commandes et prendre des mesures correctives sur les PO, vérifier les rapports des erreurs liés aux budgets et d'autres problèmes ;

• Participer à l'élaboration de la procédure opérationnelle standard en matière d’acquisition des biens/services/travaux, en consultation avec le superviseur direct.

Soutenir le processus de gestion des contrats et de l'approvisionnement en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

• Appuyer le chargé des achats dans toutes tâches relatives à la préparation des plans de passation des marchés du CDOH et/ou projets ;

• Appuyer la logistique dans la réception des produits/services rendus suivant le contrat d’approvisionnement ;

• Appuyer le chargé des achats dans le processus d’approvisionnement notamment dans  la préparation de la publication en ligne des documents de sollicitation ainsi que toutes les étape de la chaîne d’approvisionnement ;

• Faire le suivi de la gestion de contrat dans OneUnops sur toutes les étapes de paiements et l’évaluation de performance de chaque fournisseur suivant les règles et procédures ;

• Assurer que tous les fournisseurs adjudicataires des contrats doivent être enregistrés dans le système UNGM et dans le vendor de l’UNOPS. un suivi permanent devrait faire avant l’élaboration du contrat ;

• Développer une base de données des fournisseurs et mettre à jour la liste des processus de sélection et des évaluations des fournisseurs pour le projet dans OneUnops et dans Esourcing ;

Fournir au bureau et/ou projets un soutien administratif efficace dans le processus de passation des marchés, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants :

• Fournir des réponses orales / écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d'approvisionnement ;

• Assurer un bon classement des dossiers relatifs aux achats et mettre en place un système de maintien des fichiers de travail des activités d'approvisionnement ;

• Préparer les lettres, notes de service etc ; surveiller les progrès et assurer la liaison avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics ; enquêter et résoudre les problèmes post- commande relatifs à la préparation des rapports d'avancement sur les questions de passation des marchés ;

• Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l'inventaire a été fait ;

• Veiller à ce que toutes les pièces justificatives soit fourni et disponible pour faciliter la vérification et le contrôle interne ;

• Assurer le partage des connaissances au sein du Bureau/projet pour atteindre les résultats suivants:

  • Partage des leçons apprises et meilleures pratiques en matière d'achats ;

  • Contribution aux réseaux de connaissances et communautés de pratique ; 

• Réaliser toute autre activité demandée par le chargé de l’Unité des Approvisionnements ;

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Les personnes sans expériences au sein des Nations Unies sont encouragées à postuler!
  
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l'ONU
• Veuillez noter que ce poste est réservé uniquement aux ressortissant.es de la RDC

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.