Stagiaire à l'Administration

L’UNOPS en République démocratique du Congo (RDC) fournit des services depuis son bureau principal à Kinshasa et son bureau dans les provinces de la RDC. Le bureau de CDMCO couvre 11 pays francophones en Afrique Centrale et Australe tels que la RDC, la République du Congo, la République Centrafricaine, le Cameroun, le Burundi, le Rwanda, le Gabon, la Guinée Equatoriale, Madagascar, l'Angola et les Iles Comores.

L’UNOPS aide ses partenaires à atteindre les objectifs de leurs projets, notamment dans les domaines des infrastructures physiques et sociales, des élections et de la protection de l’environnement.

Sous la supervision du Chef de projet et  le.la Chargé(e) Administration, le.la stagiaire à l’administration aura les tâches et responsabilités suivantes :

1. La mise en œuvre du projet 

• Appui à la formulation des rapports de projets internes et externes;

• Appui à l'enregistrement des risques en collaboration avec les équipes projet.

• Assister le chef de projet dans la production, la coordination et la gestion des communications

• Appui à l'organisation de missions de terrain

1. Support opérationnel, administrative et logistique

• Soutenir la mise à jour des données dans les systèmes d'information de gestion basés sur oneUNOPS;

• Appui pour traiter et suivre toutes les demandes de paiement dans le cadre des projets;

• Appui à l'organisation de différentes réunions des projets et des parties prenantes en tant que de besoin et tenir des registres;

• Appui à la conservation des enregistrements des fichiers de projet et des rapports d'activité sur support papier et électronique;

• Appui à la production et l’organisation des rapports d'activité et les rapports financiers en: 

  • ce qui concerne les résultats en fonction de plans de travail et prévisions budgétaires;

  • Participant à des visites périodiques dans les sites des projets.

  • Appui pour Inspecter et réceptionner les biens qui sont achetés par le bureau et la préparation des rapport d’inspection ;

  • Appui aux équipes de projet afin d’assurer le transfert des biens en toute sécurité, jusqu’à leur destination finale, s’il y a lieu ;

  • Appuyer l’achat d’items simple de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies

  • Appui à la collaboration avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;

• Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le chef de projet;

• Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien;

• Appui à la gestion de la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles au projet;

• Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.

• Diplôme d’Etudes Universitaire(BAC+3, BAC+5) obtenu 3 années avant de soumissionner à ce poste dans un domaine pertinent tel qu’en génie civil, et/ou en passation de marché, et/ou en Gestion des Achats, et/ou Administration des affaires et/ou dans un domaine connexe est requis.

• Une expérience pertinente en appui à gestion de projet, passation de marchés, logistique est  un avantage ;

• Une expérience dans le secteur public et/ou des organisations internationales est un avantage.

• Une maîtrise parfaite du Français est exigée

• La connaissance de l’anglais est un atout