Appui à la gestion de projet – assistant·e principal·e

En Guinée Bissau, l'UNOPS soutient  le Ministère des Travaux Publics  dans la mise en œuvre des infrastructures de transport pour l'amélioration de l'accessibilité rurale. Le Bureau de l’UNOPS a appuyé  aussi le Ministère de l'Éducation Nationale et le Ministère de l’Agriculture dans les achats et acquisition des matériels roulants. 

S'appuyant sur cette collaboration continue, l'UNOPS a récemment signé un nouveau projet avec le Ministère de la Santé à travers  l'Unité de coordination UGP.

Dans ce contexte, UNOPS SNMCO recherche un.e  Assistant·e administratif·ve principal·e qui soutiendra la mise en œuvre des projets susmentionnés, travaillant sous la supervision du Gestionnaire principal du projet.

Objectif et portée de la mission :

1. L’Appui à la gestion de projet – assistant·e principal·e assurera les activités administratives du projet en veillant au respect des procédures de l'UNOPS. 

2. Il assistera la. le. Gestionnaire principal.e de projet dans la collecte des données et la rédaction des rapports du projet 

3. Il/elle assurera le classement minutieux de la documentation du projet dans le système de gestion UNOPS 

4. Il/elle organisera les réunions, ateliers, et autres événements du projet et assurera la rédaction des comptes-rendus de ces différents évènements.

5. Il/Elle aura en charge la gestion des achats et le suivi de la logistique du bureau

Il/elle doit:

• Aider à la préparation de rapports externes et internes en assistant la/le gestionnaire principal.e de projet dans la collecte des données nécessaires à leur rédaction. 

• Fournir un appui administratif au projet

• Tenir à jour et assurer le suivi du calendrier des activités du projet

• Aider à l’organisation des réunions, ateliers, et autres événements du projet et à la rédaction des comptes-rendus de ces différentes évènements

• Assister la/le Gestionnaire principal.e de projet et l’analyste aux achats dans l’organisation des opérations logistiques et administratives du projet (comptabilité, logistique des déplacements, etc.) 

• Aider à la préparation des réquisitions et la création  des receipts en fonction des besoins et de la réception des achats du projet

• Assurer le classement physique et électronique des documents de projet selon les normes de l’UNOPS

• Soutenir la gestion logistique,  le contrôle et la gestion des actifs du projet (fonctionnement, entretien, conservation …) 

• Appuyer la/le gestionnaire principal.e de projet dans le suivi des paiements des contributions du projet aux frais de fonctionnement du bureau (électricité, internet, eau, maintien, etc.) et aux charges communes du système des nations unies

• Supporter  l’organisation des missions pour le personnel du projet ainsi que les partenaires (agents gouvernementaux et autres), le cas échéant 

•  Assurer toute autre tâche administrative ou logistique requise par la/.le gestionnaire de projet.

• Effectuer les tâches liées aux Achats

• Traiter les paiements directs et les demandes anticipées 

• Appuyer dans le renforcement des capacités du personnel et à la diffusion des connaissances

• Assurer une saisie précise des données dans le système ERP (Enterprise Resource Planning) de l'UNOPS.

• Appuyer dans la gestion budgétaire du projet et initier des actions correctives si nécessaire.

• S’assurer du respect effectif des processus et procédures mise en place dans le cadre des Voyages

• Aider à la préparation des voyages/missions

• Appuyer dans l’archivage de tous les documents financiers du projet à l'appui des processus de vérification et d'examen.

5 - Assurer la mise en œuvre du plan d’achats du projet comme suit :

• Appuyer le processus de passation des marchés (publication, réception des offres, organisation des comités d’évaluation)

• Etablir les demandes d’attribution (RFA)

• Payer les fournisseurs (RFP)

• Mettre en place le « Contract Management Table » du projet - Maintenir tous les documents 

• Gérer et administrer les assets du projet

• Préparer des NTF ou autres documents de support quand c’est nécessaire

• Préparer des Memos pour revue sur demande

• Monitorer les progrès et assurer la liaison avec les fournisseurs au cours du cycle de passation des marchés publics  

• Résoudre les problèmes post-commande relatifs à la préparation des rapports d'avancement sur les questions de passation des marchés

• Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et obtenir l'accusé de réception correcte, RIR, ou un certificat approprié attestant que l'inventaire a été fait

• Fournir des réponses orales / écrites aux demandes des clients internes et externes concernant les questions d'approvisionnement

Suivi du progrès 

• Assurer un appui administratif au projet 

• Organiser la tenue des réunions, ateliers et autres événements du projet

• Assurer la gestion des actifs du projet

Produits

• Réunions, ateliers et autres évènements du projet organisés avec succès et comptes rendus dûment élaborés et tenus

• Achats, paiements

• Documentation du projet classée et enregistrée selon les règles et procédures de l’UNOPS 

• Logistique du projet fournie et actifs du projet suivis et gérés selon les règles et procédures de l’UNOPS.

A. Formation :

• Le diplôme d'études secondaires ou équivalent requis.

• Un diplôme universitaire équivalent à un Bachelors en Business Administration, et/ou Finance, et/ou Marketing, et/ou Logistique, et/ou Comptabilité est un avantage. 

B. Expérience professionnelle : 

• Au moins 5 ans d’expérience de travail en administration, logistique, services, gestion de contrat sont requis avec un diplôme d'études secondaires (BAC).

• Expérience dans les régions du Sahel est fortement recommandée.

• La connaissance des systèmes de gestion de projet ainsi que des réglementations UNOPS est un atout.

• Une parfaite maîtrise de l’outil informatique est exigée, une connaissance de Google Suite serait un plus..

• Dans les 5 ans d'expérience requise (avec le BAC) une expérience de deux (2) ans dans l’utilisation de logiciels bureautiques (MS Office) est requise.

C. Connaissances linguistiques :

• La maîtrise du français est requise.

• La maîtrise de l’anglais est un avantage.

• La maîtrise des langues locales est un avantage.

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Sénégal

Situé à Dakar, le bureau de l’UNOPS au Sénégal a établi au cours des années une relation professionnelle solide avec les gouvernements d’Afrique de l’Ouest et des partenaires internationaux. Il leur fournit un soutien technique pour leurs activités de développement stratégique comme des élections, d’achats et de renforcement des capacités en matière d’achats, de protection de l’environnement ainsi que la construction et la réhabilitation d’infrastructures.