Adjoint.e Administratif.ve (logistique) - Le poste est ouvert uniquement aux ressortissants de la RCA

Le Bureau des Nations Unies pour les services d’appui aux projets (UNOPS) est un organe opérationnel des Nations Unies soutenant la mise en œuvre efficace des projets de ses partenaires dans les domaines humanitaires, de consolidation de la paix et de développement. Conformément à son mandat, l’UNOPS est une ressource centrale des Nations Unies qui fournit des services durables en matière de gestion de projets, d’achats et d’infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d’entités onusiennes. Fort de plus de 7000 membres du personnel présents dans 80 pays, l’UNOPS apporte à ses partenaires les capacités logistiques, techniques et de gestion selon les besoins identifiés. L’organisation met simultanément en œuvre pour ses partenaires environ 1000 projets par année, contribuant à l’atteinte de résultats sur le terrain, souvent dans des contextes parmi les plus difficiles au monde.

Le Bureau de l’UNOPS en République Centrafricaine a commencé ses activités dans le pays en 2014. Il fait partie du Bureau Multipays de l’UNOPS basé en République Démocratique du Congo. 

En République Centrafricaine (RCA), l’UNOPS fournit des services de gestion de projet, d'achats et de gestion de ressources humaines. Ses principaux partenaires sont le Gouvernement de la RCA, la Banque Mondiale ainsi que la Mission multidimensionnelle intégrée des Nations Unies pour la Stabilisation de la Centrafrique (MINUSCA). 

Basé à Kinshasa en République Démocratique du Congo (RDC) depuis 1991, le Bureau Multipays Démocratique Congo (CDMCO) de l'UNOPS couvre onze pays: Angola, Burundi, Cameroun, République Centrafricaine, Comores, Gabon, Guinée Equatoriale, République Démocratique du le Congo, la République du Congo, Madagascar et le Rwanda. Le bureau multipays est opérationnel dans neuf des onze pays à ce jour; 

Le Bureau multipays a noué de solides relations de travail avec des partenaires internationaux et des donateurs, des agences des Nations Unies, y compris des missions des Nations Unies, et des gouvernements centrafricains. Il fournit un appui technique et un renforcement des capacités dans les domaines du développement national stratégique, y compris le développement d'infrastructures durables dans les secteurs de la santé, de l'éducation, des travaux publics, de la gouvernance et de l'administration publique, ainsi que dans les achats durables, la gestion de projets, la gestion de fonds et les services de conseil sectoriel les domaines de la paix et de la sécurité, de la préservation et de la protection de l'environnement, de la revitalisation des programmes / projets, entre autres.

Sous la supervision directe de l’Analyste Logistique , l’Adjoint.e Administratif.ve aura les tâches et responsabilités suivantes :

1 Gestion efficiente de la flotte automobile du bureau de Bangui et des engins des projets mise en œuvre sur le terrain, conformément aux manuels de procédures internes.

• S’assurer du bon état de fonctionnement des véhicules par une bonne planification des maintenances périodiques et un suivi efficace des réparations auprès de fournisseurs de services dignes de confiance ;

• Effectuer un contrôle rigoureux journalier des carnets de bord, s’assurer qu’ils ont correctement rempli et vérifier la cohérence des informations rapportées par les chauffeurs et les utilisateurs des véhicules (courses privées) ; 

• S’assurer que les outils de suivi (carnet de bord et d’entretien, fiche de consommation carburant, fiche de suivi de réparation, rapport de vérification, contrôle technique et assurance, etc.) sont quotidiennement mis à jour et archivés ; 

• Effectuer le ravitaillement continu en carburant de tous les véhicules de la flotte du UNOPS RCA et établir le rapport mensuel de consommation en carburant en s’assurant de la cohérence des données saisies, interpréter la consommation de chaque véhicule et formuler des recommandations ;

• Rassembler des données concernant les véhicules afin d’optimiser leur utilisation, leur entretien et réparation ainsi que

• leur élimination efficace et économique, puis en rendre compte à l’Analyste à Logistique et lui présenter des recommandations, notamment sur la planification du renouvellement des véhicules;

• S’assurer que le dossier de chaque véhicule est maintenu à jour avec les informations relatives à l’utilisation, la consommation en carburant et la maintenance ;

• S’assurer qu’un stock suffisant de pièces de rechange est disponible afin de procéder à l’entretien des véhicules et des engins de chantier  au niveau des bureaux terrain.

• Coordonner efficacement toutes les opérations de prélèvements de stocks de carburant à Bangui en collaboration avec les distributeurs agrées et organiser l’expédition des stocks vers les bureaux terrain pour la mise en œuvre des projets. 

2 Coordonner les opérations de maintenance des espaces de travail et garantir le respect des exigences HSSE du bureau  UNOPS RCA. 

• Superviser quotidiennement les équipes de nettoyage et s’assurer que tous les espaces (bureaux, toilettes, cours, etc.) sont entretenus conformément aux contrats de prestation des services de maintenance ;

• Faire une vérification périodique de la fonctionnalité des bureaux, prendre des mesures anticipatives pour limiter les pannes et procéder aux réparations nécessaires en collaboration avec des prestataires qualifiés ;

• Formuler des recommandations sur les améliorations pouvant garantir le respect des exigences HSSE ;

• Jouer le rôle de point focal HSSE pour le bureau de Bangui et travailler en étroite collaboration avec le HSSE Analyste pour adresser toutes les recommandations. 

• Participer à toutes les évaluations périodiques environnementales du bureau et collecter les données y relatives. 

3 Réception et inspection :

• S’assurer que les biens qui sont achetés par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés, sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies ;

• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les rapports de réception et d’inspection sont dûment établis et archivés en temps opportun ;

• Effectuer la réception des biens et services dans le système conformément aux règles et  procédures financières de l’organisation ;

• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les demandes de paiements sont dûment préparées et respectent les conditions de paiement établies ;

• Collaborer avec les équipes de projet afin d’assurer le transfert des biens en toute sécurité, jusqu’à leur destination finale, s’il y a lieu ;

• Centraliser et gérer avec  les fournisseurs de toute erreur concernant les biens reçus, y compris de tout dommage, et prendre les dispositions nécessaires afin qu’ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d’autres dispositions comme convenu ;

• Effectuer l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies ;

• Collaborer avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;

4. Gestion des dédouanements des importations internationales

• Centraliser tous les dossiers d’importation de biens commandés à l’international à destination de la RCA

• Coordonner les opérations liées à liées à la déclaration des biens importés, la préparation des notes verbales et le suivi des demandes d’exonération relative à l’importation des expéditions internationales, en collaboration avec les transitaires agréés.

• Jouer le rôle de point focal auprès des autorités aéroportuaires, terrestres et fluviales pour obtenir une sortie des importations de l’UNOPS en RCA dans les délais réglementaires

• Collaborer avec les fournisseurs internationaux pour garantir le respect strict des obligations contractuelles liées aux commandes internationales et soumettre toute réclamation 

Education

• Un diplôme d'études secondaires est requis. 

• Un diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, en administration publique ou dans un autre domaine pertinent est un atout.

Experience

• Avoir au moins 6 ans d’expérience dans le domaine de la logistique, de l’administration, de la gestion d’inventaires ou des achats pour les candidat.es ayant un diplome secondaire;

• Au moins 2 ans d’expérience dans le domaine de la logistique, de l’administration, de la gestion d’inventaires ou des achats pour les candidats ayant un Bachelor;

• La connaissance des procédures et processus liés aux achats est un atout ;

• La connaissance des règles et règlements de l’ONU, particulièrement les procédures d’achats de l’UNOPS, est un atout.

Langues

• Avoir une parfaite maîtrise du français (lu, parlé et écrit) ;

• La connaissance de l’anglais est un atout considérable.

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.