Assistente de Administração - Eventos

UNOPS Brasil es responsable de gestionar los riesgos estratégicos y operativos asociados a la cartera de proyectos en el país, desarrollando y brindando servicios económicos que contribuyan a resultados sostenibles para los socios y para los resultados de gestión de UNOPS.

En Brasil, UNOPS apoya infraestructura (salud, estado de derecho, planificación urbana, educación), adquisición de servicios de salud, asociaciones público-privadas, logística para la ayuda humanitaria brasileña, desarrollo social y recursos humanos para agencias hermanas de las Naciones Unidas.

UNOPS Brasil es parte integral de la Oficina Multipaís de Argentina y de la estructura de gestión regional para América Latina y el Caribe.

Como parte de sus actividades en Brasil, UNOPS reúne periódicamente equipos para ayudar a los socios a diseñar e implementar una cartera de proyectos diversa y desafiante.

El Gobierno de Brasil ha establecido un Comité Organizador con 3 instituciones sin ánimo de lucro (IPEA, FUNAG, CEBRI) para gestionar el grupo "Think 20" (T20), un grupo de participación de la sociedad civil que reunirá a think tanks e investigadores del G20 y de países invitados para debatir recomendaciones de políticas públicas y de desarrollo internacional que se harán a los líderes del G20 en la cumbre del G20 que se celebrará en Río de Janeiro en noviembre de 2024. El Comité Organizador está recaudando fondos con donantes e instituciones internacionales para financiar las actividades del T20, y ha solicitado el apoyo de UNOPS para recibir estos fondos y proporcionar apoyo operativo a las actividades del T20.  El apoyo de UNOPS involucrará, entre otras cosas:

• Contratar una Secretaría (alrededor de 20 personas)

• Organización de 3 conferencias para reunión de los grupos de trabajo temáticos

• Revisión, traducción y publicación de resúmenes de políticas del T20

• Gestión de la comunicación, incluyendo el sitio web y redes sociales de T20.

Bajo la supervisión directa del Gerente o Coordinador de, el/la Asistente Administrativo/a gestiona y garantiza la prestación de servicios eficientes de apoyo logístico, organización de eventos y de transporte a la unidad operativa pertinente. En el desempeño de sus funciones, el/la Asistente Administrativo/a está en contacto con los colegas de apoyo a los programas de UNOPS para garantizar una prestación de servicios coherente para la oficina/el programa. El/ la Asistente Administrativo/a promueve un enfoque orientado al cliente, a la calidad y a los resultados.

Resumen de funciones clave:

1. Apoyo logístico y en la gestión de activos
2. Servicios de transporte
3. Apoyo en la construcción y el intercambio de conocimientos
4.  Apoyo en la gestión de eventos organizacionales del proyecto 

1. Garantiza la prestación de apoyo logístico y de gestión de activos, es decir:

• Mantenimiento apropiado y resguardo seguro de todo el equipamiento y los bienes de la oficina- proyecto.

• Supervisión minuciosa del movimiento de equipamiento hacia y dentro del área de responsabilidad incluso de prestación de servicios virtuales.

• Implementación de un sistema de gestión y de recuento de todos los equipos y bienes gestionados por la oficina, de acuerdo con la política de equipamiento de UNOPS.

• Tramitación de las solicitudes de suministro para la oficina - proyecto así como de servicios necesarios de apoyo logístico o prestación de  eventos

• Asistencia en tiempo y forma con oficina de aduanas cuando es necesario

• Asistencia en la organización de eventos y trámites logísticos - administrativos asociados a ello 

• Administración de la recepción de bienes y equipos para la oficina, inspección y preparación de informes.

• Asistencia en agenda y confirmación de reuniones, visitas etc.. 

• Maneja el flujo de información interna

• Brinda soporte a las tareas administrativas rutinarias

• Satisfacción de todas las necesidades de transporte oficial del personal de proyecto, así como personal invitado con las correspondientes medidas de seguridad.

• Auxiliar nos procedimentos preparatórios de viagens e missões;

• Make travel arrangements

• Control emission of air tickets and monitoring cases of cancelation and refunds to the project; 

• Maintain proper control of supporting documents to payments and financial reports; 

• Maintain schedules and calendars; 

• Implementación de un sistema de reparación y mantenimiento para todo el equipo de oficina, incluidos los equipos de procesamiento electrónico de datos y los generadores, etc.

• Gestión y mantenimiento eficiente de la oficina . recursos de proyecto.

• Seguimiento de los servicios contratados (limpieza, seguridad, taxis, mensajería, etc.) con vistas a mejorar el nivel de servicio y/o identificar mejores soluciones;

• Participación en los programas de formación, operativos y proyectos para el personal sobre temas relacionados con la logística y el transporte.

• Contribuciones sólidas a las redes de conocimiento y a las comunidades de práctica

• Apoyar en la logística de reuniones del proyecto.

• Realizar tareas administrativas  como apoyo logístico a reuniones, comités, conferencias, etc. 

• Registro de actas del comité ejecutivo de proyectos, apoyo a redactar respuestas a la correspondencia y otras comunicaciones vinculadas al proyecto.

• Asistir al equipo de logística del proyecto, asegurando que las tareas se realicen en tiempo y calidad;

• Apoyar la organización de audiencias públicas, reuniones y otros eventos realizados

• Apoyar la implementación de soluciones logísticas alternativas, con el objetivo de adaptar plazos y reducir costos;

• É necessário ter concluído o ensino médio.
• Educação em Administração de Empresas, Administração Pública ou similar em nível técnico/graduação é desejável, mas não exclusiva. 
• Um diploma de bacharel é desejável, mas não exclusivo, e pode substituir alguns dos anos de experiência.

• É necessário ter no mínimo 4 anos (pode variar dependendo das credenciais acadêmicas) de experiência administrativa/operacional em logística e administração, com capacidade comprovada de organizar eventos. 
• É necessário ter experiência no uso de computadores e pacotes de software de escritório (MS Office 2003 e/ou plataforma Google).
• É desejável o uso avançado de tabelas dinâmicas
• É desejável ter experiência no sistema das Nações Unidas ou em outras organizações internacionais.

• Fluência completa em português (leitura, escrita, fala) - Level nativo
• Exige-se leitura, escrita e comunicação oral de nível intermediário em inglês ou espanhol.

Tipo de contrato: Individual Contractor Agreement (ICA)
Nível de contrato: LICA Suporte, Nível 04
Modalidade do contrato: Acordo de Contratista Individual Local- Regular
Duração do contrato: Indefinido*

*O contrato contínuo está sujeito aos requisitos da organização, disponibilidade de fundos e/ou desempenho satisfatório.

Este contrato se estabelece na modalidade de contrato regular mensal, que significa que o contrato é referente a uma prestação de serviço continuada efetuando os pagamentos no final de cada mês. 

CRITÉRIO: É obrigatório ter nacionalidade brasileira ou visto de trabalho válido que não seja vinculado ao UNOPS.

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.

• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.

• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.

• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.

• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.

• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación.  Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación. 

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.

• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.

• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.

• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.