Bajo la guía y supervisión del/la Especialista de Adquisiciones el/la Oficial de Adquisiciones proporciona apoyo en todas las actividades requeridas para la unidad de adquisiciones. Así mismo apoyará en el aseguramiento de las políticas, procesos y sistemas siguiendo los estándares de la organización.
El/la Oficial en Adquisiciones trabaja en estrecha colaboración con el Especialista de Adquisiciones y otros asociados/as del proyecto y el personal de operaciones de la oficina de país para intercambiar información y apoyar a la ejecución del proyecto mediante la aplicación de las políticas, procesos y los estándares de UNOPS en la gestión de proyectos, en especial el Manual de Gestión de Proyectos de UNOPS.
I. Implementación de estrategias de adquisiciones operativas
Implementa aspectos clave de las estrategias de adquisiciones operativas, centrándose en el logro de los siguientes resultados:
● Completo cumplimiento de las actividades de adquisiciones asignadas con las reglas, regulaciones, políticas y estrategias de UNOPS; implementación del control interno efectivo, diseño y funcionamiento adecuados de un sistema de gestión de adquisiciones orientado al cliente.
● Implementación de, o apoyo a, los diferentes pasos de los procesos de adquisiciones, incluyendo Precompra: Estrategia y Planificación; Definición de requisitos; Abastecimiento; Solicitudes de Compras; Gestión de envíos; Evaluación; Revisión y premio; Postcompra: finalización y emisión del contrato; Logística; y Gestión de Contratos.
II. Gestión de los procesos de adquisiciones
Brinda apoyo técnico y orientación a los procesos de adquisiciones de la Oficina, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:
● Planes de adquisiciones oportuna y debidamente preparados y seguimiento de su implementación.
● Velar porque se siguen las directrices para incorporar la sostenibilidad a lo largo del proceso de adquisiciones.
● Organización de RFQ, ITB o RFP, recepción de cotizaciones, licitaciones o propuestas, su evaluación, negociación de determinadas condiciones de los contratos en pleno cumplimiento de las normas y reglamentos de UNOPS.
III. Implementación de la estrategia de abastecimiento y herramientas de adquisiciones electrónicas
Implementación de la estrategia de abastecimiento y herramientas de contratación electrónica con foco en el logro de los siguientes resultados:
● Desarrollo y gestión de las listas de proveedores.
● Utilización del módulo de aprovisionamiento de acuerdo con los objetivos y estándares del Grupo de Adquisiciones de UNOPS en esta área.
IV. Facilitación de la creación y el intercambio de conocimientos
● Organizar, facilitar y/o impartir iniciativas de formación y aprendizaje para el personal sobre temas relacionados con las adquisiciones.
● Contribuir a las redes de conocimiento y las comunidades de práctica de adquisiciones proporcionando una síntesis colaborativa de las lecciones aprendidas y la difusión de las mejores prácticas en la gestión de adquisiciones.
V. Gestión de equipos
● Facilitar el compromiso y la provisión de resultados y servicios de alta calidad del equipo a través de una planificación eficaz del trabajo, gestión del desempeño, coaching y promoción del aprendizaje y desarrollo.
● Proporcionar control de calidad, asegurando que los miembros del equipo cumplan con las políticas existentes y las mejores prácticas. Apoyo en otras tareas que le sean asignadas