Asistente Sénior de Administración, Multiple positions

Contexto Local

Desde 1997, UNOPS inició sus operaciones en Guatemala a fin de apoyar los esfuerzos previos a la firma de la paz y posteriormente siguiendo esa iniciativa, brindó soporte a la Comisión para el Esclarecimiento Histórico. Asimismo, ha participado en el impulso de la economía local, a través de la implementación de proyectos productivos; y desde el año 2000, se ha enfocado en brindar asistencia al Gobierno de Guatemala, ofreciendo servicios de asesoría, implementación de proyectos y servicios transaccionales.

En 2024, Guatemala enfrenta una transición de gobierno, con el nuevo plan de gobierno enfocado en el desarrollo social y la mejora de las condiciones de vida a través de servicios públicos con un enfoque de derechos. Guatemala, como lugar de destino familiar, ofrece una fusión única de oportunidades profesionales, acceso a instalaciones educativas y de salud, inmersión cultural y una alta calidad de vida, lo que la convierte en una opción atractiva para profesionales experimentados que buscan hacer contribuciones relevantes en una dinámica e inspirador lugar.

Contexto del proyecto /Área

Con el fin de apoyar al gobierno de Guatemala en la implementación de iniciativas relacionadas con infraestructura horizontal y vertical, medicamentos/equipamiento en salud y fortalecimiento institucional, durante un período de 4 años, UNOPS brindará apoyo en la implementación, ejecución y gestión de proyectos para el sector público y de carácter social comprometidos con la promoción de la Gestión Pública Justa y Equitativa (GPJE) para asegurar el uso efectivo y eficiente de los recursos públicos.

Bajo la orientación general del/la Asociado/a Sénior de Administración, el/la Asistente Sénior de Administración es responsable de proveer apoyo administrativo para la exitosa coordinación y ejecución de las actividades de los proyectos y de la oficina. 

El/la Asistente Sénior de Administración trabaja en estrecha colaboración con los equipos técnicos y administrativos de los proyectos y otras áreas de soporte, así como, con otros/as especialistas en la Oficina Local de UNOPS en Guatemala, según el apoyo que se requiera y necesidades de la oficina.

El/la Asistente Sénior de Administración tendrá las siguientes funciones y responsabilidades:

• Cumplimiento de las actividades administrativas de la Oficina, con la debida observancia de las normas, reglamentos, políticas y procedimientos de las Naciones Unidas / UNOPS, y el marco regulatorio de control interno.
• Dar seguimiento al cumplimiento de los procedimientos administrativos internos para controlar y monitorear adecuadamente los gastos de la Oficina a nivel de la coordinación general y de cada área.
• Apoyar la planificación de las actividades administrativas de la Oficina y el desarrollo del Plan Operativo General a nivel de Oficina.
• Consolidar la información general del avance físico y financiero de la Oficina y emitir reportes periódicos a las partes interesadas.
• Coordinar con los responsables de los proyectos y áreas de soporte el fiel cumplimiento de entrega de productos o entregables indicados en los contratos suscritos o entrega de bienes adquiridos, para efectuar los pagos en forma oportuna. 
• Apoyo en los procesos de pago en observación a las políticas y regulaciones financieras y administrativas de UNOPS.
• Coordinación del equipo de servicios generales, incluidos los servicios de recepción, limpieza y vigilancia. 
• Apoyo en los procesos administrativos para la gestión de viajes, elaboración de Autorizaciones de Viaje, gestión de boletos aéreos, reservas de hotel, según sea requerido.
• Apoyo en la logística de talleres, capacitaciones, reuniones y otros eventos especiales.
• Apoyar en la preparación para la integración de nuevos miembros al equipo de trabajo (estaciones de trabajo, teléfono, suministros de oficina).
• Brindar apoyo en los procesos de adquisiciones, a través de los estudios de mercado que se requieran y otras actividades relacionadas, incluyendo la recepción y apertura de ofertas así como la solicitud y evaluación de cotizaciones para compras de materiales y equipamiento de oficina.
• Apoyo a la gestión del inventario de la Oficina.
• Apoyo en el cumplimiento de los requerimientos de seguridad de Naciones Unidas.
• Responsable del manejo de la documentación administrativa, incluyendo cierre de archivos y almacenamiento.
• Otras tareas administrativas solicitadas por el equipo de trabajo de la Oficina y/o proyectos y aprobadas por su supervisor (a).

a. Educación

• Es requerido como mínimo un diploma de escuela secundaria o su equivalente.
• Un título universitario a nivel Técnico o de Licenciatura (Equivalente a Technical/Professional Diploma or Bachelor degree) preferiblemente en Administración de Empresas, Contaduría Pública y Auditoría, Finanzas, Economía, Relaciones Internacionales o carreras afines serán considerados, y puede sustituir algunos de los años de experiencia requeridos.

• No se aceptarán candidaturas no solicitadas.

• No se considerarán las candidaturas recibidas después de la fecha límite.

• Únicamente se contactará a los/as candidatos/as seleccionados/as, quienes serán invitados/as a la siguiente fase del proceso de selección, la cual consta de varias evaluaciones.

• UNOPS celebra la diversidad y se compromete a la igualdad de oportunidades de empleo. La plantilla de trabajo de UNOPS está compuesta por personas de nacionalidades, culturas, idiomas, razas, identidades de género, orientaciones sexuales y habilidades diversas. UNOPS tiene como objetivo mantener y fortalecer esta diversidad para garantizar la igualdad de oportunidades, así como un entorno de trabajo inclusivo para toda su plantilla de trabajo.

• UNOPS anima a candidatas cualificadas, así como a candidatos/as cualificados/as de grupos infrarrepresentados en la plantilla de UNOPS, a postularse. Estos grupos incluyen personas de grupos racializados o indígenas, miembros de identidades de género y orientaciones sexuales minoritarias, así como personas con discapacidad.

• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación.  Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional para completar una prueba de evaluación, como ajustes razonables, informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación. 

Términos y condiciones

• Para los puestos de funcionariado, UNOPS se reserva el derecho de designar a un/a candidato/a para un nivel inferior al publicado en el anuncio de vacante.

• Las personas titulares de contratos de modalidad retainer deben completar una serie de cursos obligatorios antes de empezar a prestar servicios a UNOPS. Estos cursos deben completarse fuera de las horas trabajadas para UNOPS y la duración aproximada total es de unas cuatro horas. Para más información sobre los contratos de modalidad retainer, consulte esta página.

• Todo el personal de UNOPS tiene la responsabilidad de desempeñar sus tareas de conformidad con la Carta de las Naciones Unidas y las políticas y las instrucciones de UNOPS, así como con los marcos de rendición de cuentas correspondientes. Además, todo el personal debe demostrar que comprende los Objetivos de Desarrollo Sostenible en consonancia con los valores básicos de las Naciones Unidas y Nuestra Agenda Común.

• En el marco de sus políticas, UNOPS lleva a cabo verificaciones de antecedentes de todos/as los/as posibles candidatos/as. La contratación en UNOPS está supeditada a los resultados de dichas verificaciones.