Adjoint.e administratif.ve principal.e (Candidats.es internes)

• Préparer les réquisitions et traiter les paiements en fonction des besoins du projet tout en respectant les lignes et limites budgétaires appropriées.
• S’assurer que tous les documents concernant les paiements ont été fournies; attestation de services fournies et bien livrés soient notés sur le document de paiement et dûment signé par les officiers ayant la délégation d’autorité ; que les paiements aux vendeurs soient cohérents aux termes et conditions mentionnés dans les contrats et bon de commandes.
• S’assurer du suivi des contrats et des bons de commandes des fournisseurs pour éviter les cas post facto; faire un suivi sur les garanties bancaires concernés le cas échéant.
• Suivre et initier les corrections d’écritures financières liées aux paiements dans le système.
• Créer et Modifier le "Vendor profile" du personnel dans le système OneUNOPS
• Appuyer les Chefs de projets dans la gestion quotidienne de la caisse des Avances Opérationnelles.

• Faire le suivi logistique, assurer la gestion des processus de franchises y compris tous les paiements des courtiers concernés.
• Maintenir des listes d’inventaires des outils, équipements, matériaux de construction, véhicules et fourniture de bureau.
• Assurer la maintenance des véhicules, de l’essence et des équipements à travers des « logs. »
• S’assurer de la bonne réception des marchandises et équipements du bureau/projet à travers des inspections et la préparation des rapports suivant les procédures de l’UNOPS.

• Faire le suivi administratif des dossiers du personnel de l'unité (ex. renouvellement de badge, check in/out).
• Rédiger les procès-verbaux des réunions menées en interne et en externe à la demande du Chargé d’Appui au Projet.
• Assurer la liaison étroite collaboration avec l'Unité des finances en assurant les paiements sont effectués en temps opportun.
• Recevoir et faire le suivi des correspondances internes et externes avec les partenaires.
• Rédiger les correspondances pour acheminement à approbation/signature des officiers ayant la délégation d’autorité.

• Superviser les travaux à effectuer par les Chauffeurs des projets.
• Faciliter l'engagement et l’accomplissement de résultats et de services de haute qualité de l'équipe supervisée par une planification du travail efficace et la gestion des performances.
• Assurer la surveillance, garantissant la conformité des membres de l'équipe avec les politiques existantes et les bonnes pratiques.
• Gestion de l'information et des connaissances
• Assurer la gestion de l’archivage des dossiers de l'Unité dans le drive y compris physique.
• Assurer le bon fonctionnement du système de documentation ou d’information, y compris la sélection, l’indexation, la classification, le stockage et la diffusion des informations et/ou des rapports et du matériel garantissant la conformité avec le procédures pertinentes régissant l’intégrité des enregistrements et des fichiers.
• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d’administration.

• Un diplôme de fin d’étude secondaire est requis.
• Un diplôme universitaire en gestion, finance, administration ou dans une autre discipline apparentée est un atout et peut remplacer quatre années d’expérience professionnelle.
• Une certification en comptabilité est un avantage.

• Au moins 7 ans d’expérience pertinente en administration ou dans un domaine connexe est requis. 
• Un diplôme universitaire obtenu au terme de trois ou quatre ans d’études peut remplacer 4 ans d’expérience pertinente, à seule fin de déterminer l’admissibilité du candidat.

• La maîtrise du français est requise.
• Une connaissance pratique de l’anglais est requise.

1. Type d'engagement: Contrat individuel local (LICA)  Régulier / mensuel: Ce contrat est un contrat mensuel régulier, qui nécessite des services continus pendant la durée du contrat et les paiements seront effectués à la fin de chaque mois.
2. Niveau: ICS-7 / LICA-7
3. Durée de l'enagement: Contrat à durée indéterminée, sous réserve d'un rendement satisfaisant, de la disponibilité des ressources et des priorités de l'organisation

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

  
  

Équilibre entre le travail et la vie personnelle:

L'UNOPS accorde de la valeur à son personnel et reconnaît l'importance de maintenir un équilibre entre les responsabilités professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en la matière et offrons plusieurs possibilités d'horaires flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS et pour tout type de contrats.

Veuillez noter que les candidat(e)s intéressé(e)s par ce poste doivent détenir la citoyenneté ou avoir le droit d'obtenir indépendamment un permis de travail valide du pays pour lequel le poste est ouvert.