Adjoint·e administratif·ve

L’UNOPS en République Démocratique du Congo (RDC) et au Burundi fournit des services essentiels à travers son bureau principal situé dans les capitales, avec un bureau central actuellement basé à Kinshasa. Des bureaux régionaux supplémentaires sont en cours d’établissement en fonction des besoins des projets. L’UNOPS collabore avec les gouvernements, les donateurs bilatéraux tels que les ambassades, les institutions financières internationales comme la Banque Mondiale et la Banque Africaine de Développement, ainsi qu’avec les agences des Nations Unies, notamment l’UNESCO, le FIDA et le PNUD.

L’organisation offre une expertise en matière d’approvisionnement, de gestion de contrats, d’infrastructures et de services en ressources humaines. Elle élargit également ses activités pour inclure la gestion de projets, la fourniture de services de base et d’autres services connexes, notamment dans le développement d’infrastructures économiques et sociales. Cela comprend des projets de construction et de réhabilitation, ainsi que la gestion financière dans des secteurs tels que l’eau, l’assainissement et l’hygiène (WASH), l’agriculture, la santé, l’environnement et l’atténuation des changements climatiques.

Dans toutes ses initiatives, l’UNOPS met un point d’honneur à maintenir des normes élevées en matière de qualité, de santé, de sécurité et de durabilité, quel que soit le niveau de complexité des projets.

Contexte du projet
Le projet PRODER, financé par le Fonds International de Développement Agricole (FIDA) avec un budget de 30 millions de dollars, est une initiative clé au Burundi visant à renforcer le développement agricole. Mis en œuvre en collaboration avec le Ministère de l’Agriculture, ce projet se concentre sur l’amélioration des moyens de subsistance, le renforcement de la sécurité alimentaire et la promotion de pratiques agricoles durables dans les communautés rurales.

Le rôle du responsable d’Administration Adjoint.e comprend deux volets : s’assurer que la réception et l’inspection de tous les biens sont effectuées conformément au Règlement financier et aux règles de gestion financière ainsi qu’aux politiques et procédures de mise en œuvre de l’UNOPS ; et gérer les stocks de fournitures de bureau et autres articles divers pour l’ensemble du bureau de l’UNOPS en Burundi.

Sous la supervision directe du responsable du bureau UNOPS Burundi, l’Administration Adjoint.e aura les tâches et responsabilités suivantes : 

A. Réception et inspection :

• S’assurer que les biens qui sont achetés par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés, sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures établies ;

• S’assurer que l’équipement est enregistré correctement avant d’être remis à l’équipe de projet ou à l’unité de soutien concernée ;

• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les rapports de réception et d’inspection sont dûment achevés en temps opportun ;

• Collaborer avec les équipes de projet afin de s’assurer que les demandes de paiements sont dûment préparées et respectent les conditions de paiement établies ;

• Collaborer avec les équipes de projet afin d’assurer le transfert, en toute sécurité, des biens à leur destination finale, s’il y a lieu ; 

• Informer les fournisseurs de toute erreur concernant les biens reçus, y compris de tout dommage, et prendre les dispositions nécessaires afin qu’ils soient remplacés ou crédités, ou prendre d’autres dispositions comme convenu ;

• Effectuer l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers de faible valeur conformément aux politiques et procédures établies ; 

• Collaborer avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications, des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les réclamations ;

• Effectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la réception et l’inspection de biens.

B. Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers :

• Préparer les commandes de fournitures de bureau, de biens de consommation et autres articles divers en tenant compte des besoins périodiques du bureau de l’UNOPS Burundi et des équipes de projets ;

• Élaborer des plans périodiques pour l’achat de biens de consommation pour le bureau de pays (trimestriels ou semestriels) ;

• Maintenir des stocks suffisants dans l’entrepôt afin que les fournitures de bureau et autres articles divers soient toujours disponibles pour les utilisateurs ;

• S’assurer que les stocks sont gérés adéquatement, notamment en s’assurant que les dossiers sont mis à jour régulièrement et incluent les accusés de réception des biens à l’entrepôt et les bons de livraison des biens aux utilisateurs ; 

• Maintenir un dossier des accusés de réception et des bons de livraison des fournitures, et s’assurer que le niveau des stocks pour chaque unité de gestion est consigné et mis à jours adéquatement au moins une fois par semaine ; 

• Aider, lorsque nécessaire, les équipes de projet à planifier leur budget pour les fournitures de bureau et autres articles divers dont elles ont besoin ; 

• Effectuer périodiquement l’inventaire physique, conformément aux politiques et procédures établies, afin de s’assurer que les stocks physiques correspondent à l’inventaire consigné dans les dossiers ;

• Maintenir un bon système d’archivage pour les correspondances entrantes et sortantes liées aux achats, aux fournisseurs, aux finances et aux projets ;

• Procéder, lorsque nécessaire, à l’élimination ou la cession d’articles en stock conformément aux règles et règlements de l’UNOPS ;

• Effectuer d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à la gestion des stocks de l’entrepôt.

C. Gestion des véhicules 

• Aider le responsable du bureau UNOPS Burundi à élaborer et mettre en place des procédures normalisées pour la gestion et l’utilisation des véhicules à l’échelle des programmes, et assurer leur mise en œuvre dans tous les bureaux ;

• S’assurer du bon état des véhicules en gérant leur entretien interne et leur réparation auprès de fournisseurs de services dignes de confiance ; 

• Planifier l’entretien préventif des véhicules et s’assurer qu’il est effectué en perturbant le moins possible la mise en œuvre des activités ; 

• S’assurer que l’utilisation des registres des véhicules, la consommation en carburant et les vérifications de routine quotidiennes ou hebdomadaires sont adéquats, et maintenir des dossiers contenant les documents liés aux véhicules et à leur entretien ainsi que les documents d’assurance ; 

• Rassembler des données concernant les véhicules afin d’optimiser leur utilisation, leur entretien et réparation ainsi que leur élimination efficace et économique, puis en rendre compte au chef des Services de soutien et lui présenter des recommandations, notamment sur la planification du renouvellement des véhicules ;

• S’assurer qu’un stock suffisant de pièces de rechange est disponible afin de procéder à l’entretien des véhicules, s’il y a lieu. 

D. Gestion de l’équipement et de l’entreposage

• Aider le responsable du bureau UNOPS Burundi à élaborer et mettre en place des procédures normalisées pour la gestion des stocks, de l’entreposage, de la conservation de l’équipement, de la responsabilité de l’équipement, de l’entretien et l’élimination de l’équipement, des déplacements du matériel ainsi que la gestion d’un système de suivi des biens ;

• Planifier et effectuer des vérifications physiques annuelles ainsi que des vérifications ponctuelles des équipements, particulièrement de tous les actifs des projets et du bureau de l’UNOPS en République démocratique du Congo, et assurer une bonne coordination avec le siège au sujet de la gestion des actifs.

3. Contrôles de suivi et des progrès :

• Les commandes pour le renouvellement des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers sont passées en temps opportun afin de recevoir les biens avant que le niveau des stocks ne soit trop bas. Les responsables de l’entrepôt doivent consigner dans un dossier toutes les commandes ;

• Le registre des réceptions de l’entrepôt est maintenu à jour, et les mesures nécessaires sont prises, en collaboration avec les fournisseurs et les parties concernées, pour que la réception et la livraison des biens se fassent en temps opportun ;

• Le registre des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers est adéquat et mis à jour au moins une fois par semaine ;

• Les accusés de réception des biens à l’entrepôt et les bons de livraison sont archivés adéquatement afin d’être disponibles pour les vérifications ;

• Les bons de commande sont archivés avec les rapports de réception et d’inspection correspondants afin d’être disponibles pour les vérifications ;

• Les biens reçus au bureau principal sont livrés à leur destination finale en collaboration avec les équipes de projet concernées ;

• Les rapports requis sont déposés en temps opportun ;

• La satisfaction des clients est maintenue au minimum à un niveau satisfaisant.

4. Produit final

• Le registre de toutes les commandes reçues et à recevoir est à jour ; 

• Les accusés de réception des biens à l’entrepôt et les bons de livraison sont archivés adéquatement ;

• Les bons de commande sont archivés avec les rapports de réception et d’inspection correspondants ;

• Les plans pour l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers sont élaborés ;

• Les documents liés aux véhicules, y compris les documents d’assurance, sont archivés adéquatement ;

• Les documents liés à l’entretien de l’équipement et des bureaux sont archivés adéquatement ;

• Tous les contrats de service sont archivés adéquatement.

• Diplôme d’études secondaires  exigé. 

• Un diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, en administration publique ou dans un autre domaine pertinent est un atout.

1. Type d'engagement: Local Individual Contractor Agreement (LICA) 
2. Niveau: ICS-6/ LICA-6
3. Durée de l'enagement: Contrat à durée indéterminée, sous réserve d'un rendement satisfaisant, de la disponibilité des ressources et des priorités de l'organisation

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Il pourra également leur être demandé de suivre des cours visant à rafraîchir leurs connaissances ou de nouvelles formations obligatoires dans le cadre de leur contrat. Aucune compensation ne sera versée pour le temps consacré à ces formations.  Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.
  
  

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.