El/la Gestor/a de proyectos será responsable de redactar/leer la Documentación de Inicio del Proyecto (PID, por sus siglas en inglés) y el acuerdo jurídico, y deberá tener un completo entendimiento de los términos y condiciones, así como de las funciones y responsabilidades de los asociados/las partes interesadas, con el objetivo de garantizar que los productos de los proyectos cumplan con los estudios de viabilidad de UNOPS y del cliente. El éxito del (de los) proyecto(s) y, por consiguiente, de la labor del/la Gestor/a de proyectos se basará en los criterios de éxito de los compromisos adoptados por UNOPS, que están vinculados a las responsabilidades descritas a continuación. Los deberes y las responsabilidades del/la Gestor/a de proyectos de nivel 2 son similares a los del Gestor de proyectos de nivel 3, si bien la diferencia estará determinada por el nivel del (de los) proyecto(s), su complejidad y el nivel de responsabilidad del puesto en concreto. Un Gestor de proyectos de este nivel suele ser responsable de uno o más proyectos de nivel 2 de UNOPS. De un Gestor de proyectos de este nivel se espera que gestione proyectos de tamaño mediano y de una complejidad o un riesgo de nivel medio. Los proyectos dependerán de varios proveedores externos para que su ejecución se realice con éxito, gestionando los plazos breves con cierta flexibilidad. El Gestor de proyectos será responsable de todos los aspectos relativos al ciclo de vida de los proyectos. Además, deberá ser capaz de aplicar, con cierto grado de autonomía, los deberes y las responsabilidades de los criterios de éxito de los proyectos que se enumeran a continuación:
Gestión de las partes interesadas:
• Establecer relaciones sólidas de trabajo con el Comité del proyecto (Ejecutivo, usuarios sénior y proveedores sénior), el cliente y las partes interesadas.
• Gestionar la comunicación y asegurar que las partes interesadas estén al corriente de las actividades, los progresos y las excepciones del proyecto, y estén en posición de aceptar los productos acordados.
• Aconsejar al cliente sobre cuestiones que puedan afectar al logro de los resultados esperados, incluyendo aspectos de la sostenibilidad y requisitos posteriores al proyecto como el mantenimiento.
• Gestionar el flujo de información entre el Comité del proyecto/Director del Centro de Operaciones y el (los) proyecto(s).
Resultados y desempeño:
• Desarrollar y mantener actualizados planes de proyectos
• Ejecutar los planes de proyecto aprobados, incluyendo el establecimiento de hitos, dentro de las tolerancias definidas por el Comité del proyecto.
• Integrar dimensiones de sostenibilidad, como la inclusión social y de género, y aspectos ambientales y económicos en el ciclo de vida del proyecto.
• Gestionar la producción de los productos solicitados, asumiendo la responsabilidad del progreso general y del uso de recursos, e incorporando las medidas correctivas que sean necesarias.
• Actuar de enlace con proveedores externos o gestores de cuentas.
• Autorizar paquetes de trabajo.
• Asesorar al Comité del proyecto y al Director del Centro de Operaciones sobre cualquier desviación del plan original.
• Identificar y gestionar riesgos de manera que se alcance el mayor beneficio posible tanto para el cliente como para las partes interesadas.
• Gestionar y revisar la calidad de los productos y asegurar que se acepten los productos obtenidos.
• Supervisar y evaluar el desempeño de los proveedores de servicios.
• Identificar e informar al supervisor acerca de las oportunidades de negocio potenciales de UNOPS.
• Identificar e informar al supervisor acerca de las posibles amenazas al estudio de viabilidad interna de UNOPS.
• Gestión y entrega de proyectos a tiempo, a la vez que asegura la satisfacción del cliente.
• Gestión de proyectos mediante el uso de métodos PMI/PMP
• Comprensión de los objetivos comerciales del Plan Sarmiento y demostración de cómo las soluciones, servicios tecnológicos podrían ayudar a lograrlos.
• Identificación, Seguimiento y Cierre de oportunidades estratégicas de desarrollo de iniciativas, e impulso continuo del valor estratégico adicional dentro del Plan Sarmiento.
Procedimientos:
• Seguir las instrucciones del ciclo de gestión de proyectos y garantizar el cumplimiento de todas las políticas de la organización (Directivas de la Organización e Instrucciones Administrativas).
• Preparar/adaptar los siguientes planes para que el Comité del proyecto los apruebe: I. Documentación de Inicio del Proyecto; II. Planes de fase/excepción y descripciones relevantes de los productos.
• Preparar los siguientes informes:
i. Informes de desarrollo
ii. Informes de final de fase
iii. Lista de verificación del cierre operativo
iv. Informe final del proyecto
v. Informe de la entrega
• Conservar lo siguiente: I. Archivo electrónico (Electronic Blue File). II. Archivos de adquisiciones, recursos humanos y finanzas en función de lo que necesiten estos grupos según la DO12.
• Asegurar que todos los gastos cumplen con el Reglamento Financiero y la Reglamentación Financiera Detallada de UNOPS.
• Gestionar presupuestos, flujos de caja y obligaciones para asegurar que se obtienen los productos deseados y que los contratistas y el personal reciben a tiempo sus pagos correspondientes.
• Entender y gestionar los gastos generales de UNOPS, los gastos imputables y los gastos corporativos relacionados tal y como se aplican al proyecto.
• Comprender la estructura única de las Naciones Unidas y presupuestar adecuadamente al personal.
• Gestionar y ser responsable de los gastos en el presupuesto (basado en informes financieros fiables).
• Cuando el Gestor de proyectos no tenga ninguna delegación como oficial autorizado para comprometer fondos, conservará estas responsabilidades y supervisará e instruirá/solicitará a otros que se encarguen de los compromisos y desembolsos pertinentes.
Gestión de los conocimientos:
• Participar en las comunidades de intercambio de prácticas pertinentes.
• Interactuar activamente con otros directores de proyectos y con la comunidad de gestión de proyectos con el fin de poner en común casos prácticos, lecciones aprendidas y mejores prácticas en el Knowledge System.
• Proporcionar comentarios a los responsables de las distintas prácticas (Practice Leads) sobre las políticas, apoyando la orientación con el propósito de seguir mejorando las políticas de UNOPS.
• Completar las lecciones aprendidas utilizando la plantilla de informes.
• Incorporar las lecciones aprendidas de otros utilizando la plantilla de planificación.
Gestión del personal: si procede
• Dirigir y motivar al equipo de gestión de proyectos.
• Asegurar que se establezca la actitud esperada de los miembros del equipo.
• Asegurar que se realizan revisiones del desempeño.
• Identificar al personal que destaque en su trabajo y comunicárselo al Director del Centro de Operaciones.
• Conocer a la perfección todas las modalidades de contratos del personal de UNOPS, incluyendo ICA y funcionarios.
• Seleccionar, contratar y formar a equipos si es necesario según el plan de proyecto.
• Desempeñar el papel de Director del equipo, a menos que haya otra persona designada para ese puesto.
• Desempeñar el papel de Apoyo al proyecto, a menos que haya otra persona o función corporativa o del programa designada para ese puesto.
• Garantizar la seguridad de todo el personal y cumplir con las normas del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas.
Principios y valores fundamentales:
• Comprender y respetar los principios de sostenibilidad de UNOPS.
I. Buscar formas de integrar los principios de sostenibilidad de UNOPS en la gestión diaria de proyectos.
II. Buscar oportunidades para apoyar la igualdad de género en el lugar de trabajo.
III. Defender y comunicar aspectos sobre la sostenibilidad de los proyectos a las partes interesadas.
• Comprender y respetar el concepto de titularidad y capacidad nacional.
i. Entender los principios de la Declaración de París sobre la eficacia de la ayuda e integrarlos en los planes de proyecto.
ii. Buscar oportunidades para contratar a personal local cualificado.
iii. Buscar formas de desarrollar la capacidad de los homólogos locales.
• Asociaciones y coordinación.
i. Comprender el Marco de Asistencia de las Naciones Unidas para el Desarrollo (MANUD) y UNOPS y la situación del proyecto dentro del sistema de las Naciones Unidas.
ii. Esforzarse por establecer sólidos acuerdos de asociación y una coordinación eficaz entre los actores relevantes del proyecto (p. ej.: las Naciones Unidas, gobiernos, organizaciones no gubernamentales u otros asociados pertinentes).
• Rendición de cuentas sobre resultados y utilización de los recursos.
i. Los procesos de gestión de proyectos están diseñados para conseguir la máxima rendición de cuentas y transparencia y los mejores resultados. Si un proyecto o proceso no está en consonancia con estos principios, será responsabilidad del Gestor de proyectos planteárselo a un supervisor.
• Excelencia.
i. Contribuir a la innovación y la adopción de normas sobre mejores prácticas en términos de sostenibilidad y calidad.