Asistente Administrativa(o)

UNOPS Costa Rica (CRPC) brinda servicios a sus asociados en dos grandes áreas: mejoramiento de la capacidad de las instituciones públicas y privadas costarricenses en la ejecución de sus proyectos de infraestructura e inversiones públicas y ejecución de adquisiciones sostenibles.

Ambas áreas requieren tanto desde el punto de vista estratégico como operacional una gestión de los recursos asegurando la transparencia, eficacia y eficiencia; que promueva el desarrollo y continuo fortalecimiento de la gestión interna del CRPC, a fin de asegurar resultados de alta calidad, acorde con las necesidades de sus asociados en el país y de los clientes internos.

Entre otras actividades de UNOPS en Costa Rica, presta soporte a diversas iniciativas desarrolladas en temas de infraestructura, de agua y saneamiento, de salud y de infraestructura.

El Proyecto consiste en el desarrollo del diseño de una intersección a desnivel en el tronco de la Circunvalación de San José de Costa Rica, ruta RN 39, en el entorno de la actual Rotonda de Garantías Sociales. La solución adoptada es la de paso deprimido del tronco de la RN 39 bajo la Rotonda de Garantías Sociales, manteniéndose a nivel la rotonda actual y las conexiones de la RN 215 hacia San José y Zapote. La actuación se completa con 4 rampas de conexión laterales entre la RN 39 y la rotonda.

Bajo la guía y supervisión del/la Gerente de Proyecto, el/la Asistente Administrativo/a brinda soporte administrativo a proyecto/oficina, asegurando una alta calidad y exactitud en su trabajo. El/la Asistente Administrativo/a deberá tomar decisiones rutinarias sobre procesos administrativos basado en directrices claramente definidas.  En el desempeño de su trabajo, el/la Asistente Administrativo/a propiciará un enfoque al cliente, calidad y orientación a resultados.

Resumen de las funciones:

1. Mantenimiento del sistema e informes.
2. Soporte secretarial y de oficina.
3. Soporte en la construcción e intercambio del conocimiento.

Funciones Específicas:

1. Mantenimiento del sistema e informes, enfocándose en el logro de los siguientes resultados:

• Ingreso y extracción de información de sistemas automatizados.  Verificación y exactitud de la información en copias de seguridad y archivos.
• Generación precisa, completa y oportuna de reportes del sistema, registros y datos, para el uso de todo el equipo de trabajo.
• Solicitud de servicios completos, de manera eficiente y puntual, de acuerdo con los procedimientos y con un enfoque orientado al cliente.
• Recopilación de información, análisis y preparación de informes con fines de monitoreo.
• Mantenimiento de registros y archivos relevantes, por ejemplo: compromisos, gastos, información del personal.
• Diseño y actualización de cuadros y tablas estadísticas, utilizando software de gráficos.
• Fotocopias de material de archivos confidenciales según se requiera, asistencia en la recolección de referencias y material de archivos anteriores.
• Mantenimiento de archivos, asegurando que los mismos estén debidamente almacenados y accesibles, custodia segura de los documentos.
• Establecimiento y mantenimiento de registros físicos y en línea, para una fácil referencia y recuperación

• Selección, registro y enrutamiento de la correspondencia entrante y saliente, así como de llamadas telefónicas dentro y fuera de la unidad.
• Redacción y/o corrección de cartas según se le solicite.
• Respuestas oportunas a las consultas sobre el área administrativa por parte de mensajeros, asistentes y secretarias; suministro de información objetiva respecto a solicitudes de servicios, horarios y procedimientos de mensajería.
• Apoyo en la organización de reuniones semanales y extraordinarias, incluyendo la programación de la asistencia de los involucrados, envío de solitud de reuniones y reserva de salas de reunión.
• Redacción de correspondencia de rutina y mecanografía de una amplia variedad de informes, documentos, correspondencia y comunicaciones.
• Asistencia al equipo durante la carga de trabajo o en copias de seguridad según sea necesario para asegurar el cumplimiento de los objetivos de trabajo, incluido el soporte administrativo en procesos de licitación.
• Prestación de apoyo administrativo para garantizar que el ambiente de trabajo esté bien organizado en la oficina.
• Recepción, registro, codificación y envío de faxes, cartas y otra correspondencia a cada área, unidad o departamento.
• Registro y despacho de comunicados, paquetería y documentos, así como el seguimiento y distribución de los mismos.  Preparación de un resumen de las fórmulas y documentos necesarios.
• Recepción de todos los visitantes y llamadas entrantes, así como dirigirlos a la unidad o personas que correspondan.
• Todas las consultas (por teléfono o en persona) deberán de ser contestadas con discreción. 
• Oportuno procesamiento de documentación y correspondencia entrante y saliente, mantenimiento del registro de correspondencia y distribución según corresponda.

• Participación en capacitación para el personal de operaciones/ proyectos sobre administración.
• Contribución de redes y comunidades de conocimiento de la práctica.

a. Educación

• Diploma o Título de estudios secundarios, es requerido.
• Título a nivel técnico en secretariado, asistente y/o áreas afines será considerado valorable y podrá sustituir algunos años de experiencia requeridos.

b. Experiencia laboral

• Mínimo 2 años de experiencia en funciones de recepción, secretariales y/o asistenciales de soporte de oficina, es requerido.
• Experiencia en la utilización de paquetes o sistemas de cómputo MS Office (Word, Excel, Power Point y Outlook), es deseable.

c. Lenguaje:

• Manejo a nivel avanzado del idioma español es requerido.
• Deseable manejo del idioma inglés a nivel intermedio.

1. Tipo de Contrato:  Individual Contractor Agreement (Acuerdo de Contratista Individual)
2. Nivel de Contrato:  Local ICA Support, LICA 4 
3. Duración del Contrato: Open-ended, sujeto a requerimientos organizacionales, disponibilidad de fondos y/o desempeño satisfactorio. Este contrato se establece en el modalidad de Contrato mensual regular, es decir, se requiere una prestación de servicios contínua durante el periodo de contrato efectuándose los pagos asociados al contrato al final de cada mes natural. 

• Tenga en cuenta que la fecha límite es 4pm, hora de Costa Rica.
• Las solicitudes recibidas después de la fecha límite no serán consideradas.
• Solo aquellos/as candidatos/as que sean seleccionados para la fase de entrevistas serán notificados.
• Animamos encarecidamente a candidatas cualificadas a solicitar el puesto.
• Para puestos de funcionarios, UNOPS se reserva el derecho a designar a un candidato para un nivel inferior al publicado en el puesto.
• El/la candidato/a seleccionado/a será responsable de cumplir con las políticas de seguridad, las instrucciones administrativas, los planes y los procedimientos del Sistema de Gestión de la Seguridad de las Naciones Unidas y del de UNOPS.

Con un personal de más de 7.000 empleados repartidos en 80 países, UNOPS ofrece a sus asociados los conocimientos logísticos, técnicos y de gestión que necesiten y donde los necesiten. La estructura flexible y el alcance global de la organización hacen que ésta pueda responder a las necesidades de los asociados con celeridad y a su vez beneficiarse de las economías de escala.