APPUI A LA
LOGISTIQUE
A. Réception et inspection :
S’assu...
APPUI A LA
LOGISTIQUE
A. Réception et inspection :
- S’assurer
que les biens reçus correspondent à ceux effectivement commandés et mentionnés
sur le bon de commande et procéder à leur réception (Receipt) dans le ERP
OneUNOPS ;
- S’assurer
que les biens qui sont achetés par le bureau, ou qui lui sont prêtés ou donnés,
sont livrés en bonne et due forme conformément aux politiques et procédures
établies ;
- S’assurer
que l’équipement est enregistré correctement avant d’être remis à l’équipe de
projet ou à l’unité de soutien concernée ;
- Collaborer
avec les équipes de projet sur terrain afin de s’assurer que les rapports de
réception et d’inspection sont dûment achevés en temps opportun ;
- Collaborer
avec les équipes de projet afin de s’assurer que les demandes de paiements sont
dûment préparées et respectent les conditions de paiement établies ;
- Collaborer
avec les équipes de projet sur terrain afin d’assurer le transfert, en toute
sécurité, des biens à leur destination finale ;
- Informer
les fournisseurs de toute erreur concernant les biens reçus, y compris de tout
dommage, et prendre les dispositions nécessaires afin qu’ils soient remplacés
ou crédités, ou prendre d’autres dispositions comme convenu ;
- Effectuer
l’achat de fournitures de bureau et autres articles divers de faible valeur
conformément aux politiques et procédures établies ;
- Collaborer
avec les fournisseurs et les utilisateurs des biens, et effectuer un suivi avec
ceux-ci à l’égard de la qualité et la quantité des biens, des spécifications,
des délais de livraison et des questions concernant les garanties ou les
réclamations ;
- Effectuer
d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à
la réception et l’inspection de biens du projet
B. Gestion
des stocks de fournitures de bureau et autres articles divers du projet :
- Préparer
les commandes de fournitures de bureau autres consommables /articles pour
l’équipe du projet à Bangui et autres localités notamment Kaga Bnadoro et Ndélé;
- En
étroite collaboration avec les équipes des ingénieurs sur terrain,éÉlaborer des
plans périodiques (hebdomadaires, mensuels et trimestriels, semestriels) pour
l’achat de biens de consommation du projet sur le terrain;
- Maintenir
des stocks suffisants dans l’entrepôt sur terrain afin que les consommable du
projet soient toujours disponibles pour les utilisateurs ;
- S’assurer
avec les équipes projet sur le terrain que les stocks sont gérés adéquatement,
notamment en s’assurant que les dossiers sont mis à jour régulièrement et
incluent les accusés de réception des biens à l’entrepôt et les bons de
livraison des biens aux utilisateurs ;
- Maintenir
un dossier des accusés de réception et des bons de livraison des fournitures,
et s’assurer que le niveau des stocks pour chaque unité de gestion est consigné
et mis à jours adéquatement au moins une fois par semaine ;
- Aider,
lorsque nécessaire, les équipes de projet à planifier leur budget pour les
fournitures de bureau et autres articles divers dont elles ont besoin ;
- Effectuer
périodiquement l’inventaire physique, conformément aux politiques et procédures
établies, afin de s’assurer que les stocks physiques correspondent à l’inventaire
consigné dans les dossiers ;
- Maintenir
un bon système d’archivage pour les correspondances entrantes et sortantes
liées aux achats, aux fournisseurs, aux finances et aux projets ;
- Procéder,
lorsque nécessaire, à l’élimination ou la cession d’articles en stock
conformément aux règles et règlements de l’UNOPS ;
- Effectuer
d’autres tâches et assumer d’autres responsabilités pertinentes ou similaires à
la gestion des stocks de l’entrepôt.
C. Gestion des Equipements
lourds, véhicules et des générateurs de courant électriques :
- Assurer
avec les équipes sur le terrain à élaborer et mettre en place des procédures
normalisées pour la gestion et l’utilisation des engins et véhicules sur
terrain à servir pour le besoin unique du projet, et assurer leur mise en œuvre
pour les travaux du projet ;
- S’assurer
en coordination avec des équipes sur le terrain du bon état des engins / véhicules
et des générateurs de courant électrique en gérant leur entretien interne et
leur réparation auprès de l’entité qui sera en charge de la gestion et l’entretien
de ces équipements sur le terrain ;
- Planifier
avec des équipes sur le terrain, l’entretien préventif des engins/véhicules et
des générateurs de courant électrique, et s’assurer qu’il est effectué en
perturbant le moins possible la mise en œuvre des activités du projet ;
- S’assurer
avec les équipes projet sur terrain que l’utilisation des registres des engins
et véhicules, la consommation en carburant et les vérifications de routine
quotidiennes ou hebdomadaires sont adéquats, et maintenir des dossiers
contenant les documents liés aux engins /véhicules et à leur entretien
ainsi que les documents d’assurance ;
- Rassembler
des données concernant les engins et véhicules afin d’optimiser leur
utilisation, leur entretien et réparation ainsi que leur élimination efficace
et économique, puis en rendre compte au chef de projet et lui présenter des
recommandations, notamment sur la planification du renouvellement des
véhicules ;
- S’assurer
qu’un stock suffisant de pièces de rechange est disponible afin de procéder à
l’entretien des engins, véhicules et des générateurs de courant électrique.
- S’assurer
avec les fournisseurs de lubrifiants et carburant du projet de la disponibilité
des stocks à Bangui avant d’autoriser les camions citernes du projet à
descendre sur Bangui pour l’approvisionnement en carburant.
D. Gestion de l’équipement et de
l’entreposage
- Aider
le chef des Services de Support à élaborer et mettre en place des procédures
normalisées pour la gestion des stocks, de l’entreposage, de la conservation de
l’équipement, de la responsabilité de l’équipement, de l’entretien et
l’élimination de l’équipement, des déplacements du matériel ainsi que la
gestion d’un système de suivi des biens ;
- Planifier
et effectuer des vérifications physiques annuelles ainsi que des vérifications
ponctuelles des équipements, particulièrement de tous les actifs du PCR à
Bangui et sur le terrain, et assurer une bonne coordination avec le siège au
sujet de la gestion des actifs du projet.
APPUI A LA SECURITE:
- Appuyer dans
l'évaluation de la situation sécuritaire au lieu d'affectation et garantir la collecte adéquate et la vérification des informations de sécurité qui peuvent être
nécessaires pour une analyse correcte de la situation par le superviseur et le
système de gestion de sécurité des Nations Unies ;
- Assurer les briefings sécuritaires pour chaque nouveau personnel
rejoignant le programme et lui communiquer la dernière mise à jour d'un
"package" de documents sécuritaires. Lors de ce briefing il doit également instruire et sensibiliser ces
personnels sur le fonctionnement du système d'alerte, du warden system, du
phone tree ;
- Conduire
régulièrement des séances d'information sur l'importance et la nécessité
d'utilisation des moyens de communication radio et téléphoniques et vérifier régulièrement le bon fonctionnement des moyens de
communications HF VHF et satellitaires ;
- Participer au
maintien du plan de sécurité de l’UNOPS, des procédures d’Operations de
l’UNOPS, des listes du personnel et les autres projets spéciaux ;
- Supporter le
Responsable de la Sécurité dans l’inspection des aménagements en matière de sécurité
dans le lieu d'affectation
en fonction des besoins et assurer la mise en œuvre efficace de toutes les mesures recommandées ;
- Appuyer le
responsable de la Sécurité dans la mise en oeuvre des mesures MOSS et MORSS et s'assurer
de la conformité avec le lieu d'affectation
;
- Aider à la
préparation des plans d’évacuation/incendie bâtiment et de mener des exercices périodiques
;
- Maintenir des
relations privilégiées avec UNDSS et les partenaires locaux de façon à rester informé
(e) de toutes menaces potentielles et obtenir ainsi des informations
susceptibles d'impacter les intérêts et les personnels de l'organisation tout
en s’assurant de la diffusion
de l’information ;
- Sous la direction du
responsable de la Sécurité, faciliter l’orientation et la supervision des
gardes de sécurité charges de la sécurisation des bureaux et des personnels et
établir un contact privilégié avec la hiérarchie de la compagnie de sécurité
prestataire de service ;
- Surveiller et
assister dans le processus d'habilitation de sécurité des missions et s’assurer
que les, missions de membres du personnel du bureau soient entreprises
conformément aux règles et procédures de sécurité de l'UNOPS ;
- Sous la direction du
responsable de la Sécurité, assurer le suivi des arrestations et détentions de membres
du personnel dans leur domaine de responsabilité ;
- Appuyer le
responsable de la Sécurité à développer et fournir les formations sur les
mesures de sécurité aux personnels de l’UNOPS ;
- Participer aux
réunions sur la sécurité en l'absence du superviseur ;
- Etre en mesure de
rédiger des rapports d'incidents et assurer le suivi des investigations dans lesquels
les personnels nationaux / internationaux de UNOPS pourraient être impliqués ;
- Tenir quotidiennement
à jour la liste des personnels de l'organisation et être au courant des déplacements
de chaque personnel sur le territoire ou à l'extérieur et rapporter toutes irrégularités au responsable de la Sécurité. Ce
tracking administratif doit être fait quotidiennement et en liaison avec les
régions ;
- Assurer l'envoie d'un
rapport hebdomadaire précis d'effectifs des personnels
avec les "dépendants" à UNDSS ;
- Sous la direction du
responsable de la Sécurité, supporter le mandat de l'UNOPS lors des groupes de
travail sectoriels et d'autres réunions inter institutions dans le lieu d'affectation ;
- Tirer les
enseignements des leçons apprises, et partager les connaissances ;
- Compléter toutes
autres tâches requises ou assignées par le Responsable des Opérations.