Chargé.e d'Appui au Projet - Roster, Multiple positions

Le.la  chargé.e d’appui au projet rend compte au chef de projet, qui le supervise et lui fournit des directives. Le chargé d’appui au projet soutient le chef de projet dans les activités quotidiennes, la coordination et la mise en œuvre de la mission. Cette personne surveille étroitement les opérations et la performance financière, détecte les problèmes potentiels, soutient l’analyse des problèmes et l’élaboration de solutions, coordonne la résolution des problèmes selon les mesures adoptées, rédige les correspondances aux parties prenantes concernées et prépare les rapports de mission. Le, la chargé.e d’appui au projet peut souvent devoir travailler dans des environnements complexes et difficiles avec des ressources limitées. 

L’UNOPS CDOH, le Centre Opérationnel pour l’Afrique Central  en République démocratique du Congo (RDC) fournit des services depuis son bureau principal basé à Kinshasa RDC. Le bureau de CDOH couvre 11 pays en Afrique Centrale et Australe tels que la RDC, la République du Congo, la République Centrafricaine, le Cameroun, le Burundi, le Rwanda, le Gabon, la Guinée Equatoriale, Madagascar, Angola et Comores.

 L’organisation répond aux besoins du gouvernement de la RDC grâce au financement des donateurs bilatéraux, de la Banque Mondiale, d’institutions financières internationales et d’agences des Nations Unies. L’UNOPS en RDC fournit un large éventail de services de gestion de projets et d’autres services connexes, y compris en matière d’achats, de gestion de contrats, de logistique, de ressources humaines et de gestion financière.

L’UNOPS aide ses partenaires à atteindre les objectifs de leurs projets, notamment dans les domaines des infrastructures physiques et sociales, des élections et de la protection de l’environnement.

Sous la supervision du Chef de Projet, le.la  chargé.e d’appui au projet aura les attributions et responsabilités suivantes :

1. La mise en œuvre du projet

• Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes.
• Gérer le flux d’information, le contrôle de changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents.
• Assurer l’avancée des activités et la livraison des lots de travaux.
• Assurer la coordination avec le chef de projet et lui communiquer l’avancée des travaux.
• Informer et conseiller le chef de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires.
• Relever et gérer les risques en collaboration avec le chef de projet.

2. La gestion des finances et des achats

• Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen.
• Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS.
• Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail.
• Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet.
• Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS.
• Soutenir le chef de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier.
• Avertir le chef de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives.
• Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires.
• Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs.

3. Le suivi et l’élaboration de rapports

• Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le chef de projet.
• Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien.
• Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet.
• Soutenir le chef de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12.
• Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission.
• Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.

4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

• Soutenir la coordination et la gestion des communications.
• Communiquer et bâtir des relations solides avec d’autres agences des Nations Unies et des organisations non gouvernementales (ONG) internationales afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses.
• Selon les besoins, participer à des rencontres avec des agences des Nations Unies, des ONG et d’autres parties prenantes.

5. La gestion des connaissances et l’innovation

• Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi.
• Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet.
• Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances.
• Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils et de techniques.

• Etre titulaire d'un diplôme universitaire de niveau BAC+5 en administration des affaires, économie, logistique, gestion administrative, comptabilité, relations internationales ou dans un domaine pertinent est exigée.
• Un diplôme universitaire de niveau BAC+3 en administration des affaires, économie, logistique, gestion administrative, comptabilité, relations internationales ou dans un domaine pertinent avec deux (2) années supplémentaires d'expérience de travail pertinente peut être acceptée en lieu et place du BAC+5.
• La certification PRINCE2 Foundation / Practitioner constitue un atout.
  
  

Le/la candidat-e doit posséder au moins 2 années d’expérience pertinente avec prise de responsabilités progressive, principalement axées sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets et d’activités.

Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence ainsi qu’une bonne connaissance des mécanismes de coordination humanitaire, des donateurs, des mesures de sécurité et des activités dans ce domaine est souhaitable.

• Une excellente connaissance du français est essentielle.
• Un niveau intermédiaire en anglais est requis

• Veuillez noter que l’offre d’emploi prend fin à la date de clôture, à minuit, heure de Copenhague (heure d’Europe centrale).
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• Seuls les candidats présélectionnés pour l’entretien seront contactés.
• Nous encourageons vivement les femmes qualifiées à postuler.
• Pour les postes de fonctionnaires, l’UNOPS se réserve le droit d’affecter un candidat à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans cette annonce.
• Le candidat sélectionné est tenu de respecter les politiques de sécurité, les instructions administratives, les plans et les procédures de l’UNOPS et du Système de gestion de la sécurité de l’ONU.

La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de tous les candidats potentiels à un poste ou un stage.
Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Équilibre entre le travail et la vie personnelle: 

L'UNOPS accorde de la valeur à son personnel et reconnaît l'importance de maintenir un équilibre entre les responsabilités professionnelles et personnelles. Nous avons une politique progressiste en la matière et offrons plusieurs possibilités d'horaires flexibles. Cette politique s'applique au personnel de l'UNOPS et pour tout type de contrats. 

L'UNOPS cherche à accommoder raisonnablement les candidats ayant des besoins particuliers, sur demande. 
Ce poste pourrait être basé dans un lieu d'affectation non familial. 

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle.