Sous la supervision du Chef de
projet, le.la Chargée d’appui à la gestion - Adjoint.e de projet aura les attributions
suivantes
A.
La mise en œuvre du projet
●
Maintenir les
dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes
●
Informer le Chef de projet de tout écart par
rapport au plan
●
Relever et gérer
les risques en collaboration avec le Chef de
projet
B.
La gestion des finances et des achats
●
Tenir à jour et
classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et
d’examen
●
Assurer la saisie
exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS
●
Assurer le suivi
des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures
administratives conformément au plan de travail
●
Appuyer le chef de
projet dans le traitement les paiements directs et les demandes de paiement
anticipé, et dans la préparation des révisions budgétaires du projet
●
Appuyer le chef de
projet dans l'élaboration des rapports financiers en adoptant des contrôles
financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS
●
Soutenir le Chef de
projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte
des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier
●
Appuyer le chef de
projet dans l’analyse des rapports financiers des 3 partenaires de mise en
œuvre, leurs états des dépenses et initier les décaissements
●
Avertir le
chef de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives
●
Proposer des
révisions budgétaires et prendre les mesures correctives, si nécessaires
C.
Support opérationnel, administrative et logistique
●
En consultation
avec les parties prenantes concernées, aidé à la préparation des modifications
des accords et révisions budgétaires, le cas échéant ;
●
Examiner la saisie
des informations financières, des dépenses, etc. dans OneUNOPS
●
Assurer la
conformité des demandes de décaissement de projet avec les procédures, les
plans de travail et disponibilité des ressources pour les dépenses ;
●
Soutenir le
développement et la maintenance des systèmes d'information de gestion basés sur
OneUNOPS
●
Assurer le suivi en
temps réel et la gestion des actifs dans le cadre des activités du projet ;
●
Assurer la liaison
avec l'unité financière pour traiter et suivre toutes les demandes de paiement
dans le cadre du projet
●
Organiser toutes
les réunions du projet et des parties prenantes en tant que de besoin et tenir
des registres.
●
Conservez les
enregistrements des fichiers de projet et des rapports d'activité sur support
papier et électronique.
●
Préparer les
prévisions budgétaires et les rapports financiers périodiques comme demandé.
●
Examiner les
rapports d'activité hebdomadaires et les rapports financiers trimestriels en ce
qui concerne les résultats en fonction
●
Plans de travail et
prévisions budgétaires
●
Assurer la liaison
avec les unités financières et logistiques / achats pour suivre les engagements
et les décaissements.
●
Identifier les
goulots d'étranglement opérationnels, administratifs, financiers et autres
susceptibles d'entraver le projet
●
Livraison ;
recommander des solutions et prendre les mesures correctives appropriées
●
Au nom du projet et
selon les instructions du gestionnaire de projet, participer à des visites
périodiques
●
Les sites du projet
en RDC pour vérifier le respect des procédures reconnues.
D.
Le suivi des Ressources Humaines
●
Aider le
gestionnaire de projet à surveiller toutes les exigences en matière de RH et
les activités connexes Projet
●
Soutenir le
gestionnaire de projet dans la préparation des termes de référence (TdR) pour
les contributions requises dans les projets (personnel, conseil individuel et
institutionnel, achats de biens services, organisation de formations,
séminaires, etc.), avec un accompagnement expert et / ou client comme
obligatoire ;
●
Offrir des séances
d’initiation au personnel nouvellement recruté et apporter un soutien aux
consultants au cours de leur mission ;
●
Superviser et
examiner les soumissions pour les contrats, bons de commande, renonciations et
autres documents avant l'approbation finale ;
●
Conformément aux
politiques de sécurité de l'ONU et de l'UNOPS, gérer les déplacements de tout
le personnel du Projet
E.
Le suivi et l’élaboration de rapports
●
Participer
activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant
le chef de projet
●
Tenir à jour et
classer les documents du projet et les autres documents de soutien
●
Gérer les dossiers
suivants : registre d’assurance de la qualité, registre de configuration et
tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet
●
Soutenir le
chef de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i.
Dossier électronique ; ii. Documents se rapportant aux achats, aux
ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de
la directive organisationnelle no 12.
●
Gérer la
compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission
●
Assister le chef de
projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le
respect des obligations contractuelles.
F. La
coordination et la gestion des parties prenantes et des communications
●
Assister le chef de
projet dans la coordination et la gestion des communications.
●
Participer à des
missions de suivi sur le terrain.