Le (a) Chef (fe) de Projet doit s'assurer
que la gestion du projet se fasse suiv...
Le (a) Chef (fe) de Projet doit s'assurer
que la gestion du projet se fasse suivant les bonnes pratiques de l’UNOPS en la
matière, que le projet réalise les produits avec la qualité requise et dans les
temps requis et en accord avec le budget disponibles à cet effet ; Et ce,
tout en adressant et minimisant les risques que le projet peut rencontrer
durant sa mise en œuvre. Il est également responsable de l’atteinte des résultats
du projet tenant en considération les aspects suivants :
A. Structure du Projet :
- Etablir et maintenir des structures organisationnelles et
de gouvernance ainsi que des processus efficaces pour la mise en œuvre du
projet avec l’appui du bureau de Tunis.
- Gérer le temps et les contributions des experts impliqués
dans le projet avec la collaboration étroite de la structure du bureau de
Tunis.
B. La gestion des relations
avec les parties prenantes:
- Etablir une
excellente relation avec le comité de pilotage (directeur de projet,
responsable des utilisateurs, responsable des fournisseurs), le client et les
principales parties prenantes.
- Gérer les
communications, s’assurer que les parties prenantes sont informées des
activités du projet, de sa progression et de ses situations d’exception et
veiller à ce qu’elles
soient aptes à recevoir les produits.
- Conseiller le
client sur des questions pouvant avoir une incidence sur la réalisation de ses
objectifs (notamment les questions liées à la durabilité ou à des exigences
survenant après la clôture du projet, telles que l’entretien des produits).
- Gérer le flux
d’informations entre le comité de pilotage/directeur du centre d’opérations et
le personnel de projet.
- Rester en
liaison avec les bénéficiaires concernés pour maintenir leur participation et
support.
C. La gestion du
projet pour l’atteinte des résultats:
- Préparer,
faire valider par l’UNOPS/Tunis et approuver par le CP les plans de travail annuels
ou semestriels, au besoin, et reflétant les
résultats envisagés et les décisions prises au niveau de la première réunion du
CP.
- Assurer la
mise en œuvre des plans de travail validés (notamment les échéanciers prévus) sans
dépasser les niveaux de tolérance établis par le comité de pilotage du (des)
projet(s).
- Produire tous
les rapports mentionnés dans l’accord legal avec le client et les soumettre en relation avec les besoins des partenaires
nationaux et internationaux.
- Produire et
faire valider trimestriellement en interne les plans de travail détaillés
- Produire
mensuellement un rapport d’avancement présentant les données financières,
techniques et administratives du projet, les risques en cours et incidences à
traiter ainsi que toute autre donnée pertinente pour assurer un suivi renforcé du
projet, suivant les procédures et modèles internes de l’UNOPS/Tunis.
- Informer le
comité de pilotage et le directeur du centre d’opérations de tout écart par
rapport au plan. En cas d’écart, produire et diffuser les rapports d’exception
suivant les procédures et modèles établis par UNOPS / Tunis.
- Optimiser
l’utilisation des ressources humaines et financières disponibles pour le projet
et ce afin d’atteindre les objectifs et résultats.
- Gérer la mise
en œuvre du projet pour l’atteinte des produits et résultats requis tout, en respectant
les procédures et règlements de l’UNOPS.
- Identifier et
gérer les risques afin d’atteindre au maximum les objectifs escomptés.
- Gérer la
réalisation et vérifier la qualité des produits et résultats du projet et
s'assurer de leur acceptation par les partenaires au niveau national et
international.
- Surveiller et
évaluer la performance des consultants et/ou des prestataires de services
intervenant dans le cadre du projet.
- Identifier et
signaler à la direction de l’UNOPS les opportunités potentielles pour la
contribution de l’UNOPS dans d’autres projets ou initiatives dans le pays.
- Prendre en
compte la durabilité dans le cadre des projets, notamment les aspects sociaux,
d’égalité hommes-femmes, environnementaux et économiques.
- Gérer les
changements, évaluer leur impact sur le budget, le calendrier d’exécution, la
qualité ou tout autre domaine pertinent, et les faire approuver par l’autorité
compétente.
D. Tâches techniques et de gestion :
- Diriger le projet et faire le suivi de la mise en œuvre
des activités suivant le plan de travail approuvé.
- Assurer que les sous-traitants et consultants performent
leurs actions dans les temps avec qualité et produisent les rapports requis
dans les délais.
- Organiser et coordonner les achats de biens et services
dans le cadre du projet en accord avec les règlements et les procédures de
l’UNOPS et le support du Bureau de Tunis.
- Valider et approuver les documents et autres matériels
préparés par les sous-traitants et consultants.
- Gérer les appels d’offres et évaluer les contrats du
point de vue technique, obtenir l’accord du Comité d’Approbation des Contrats
du Siège (HQCPC), préparer l’ébauche du document de contrat et correspondance
et ce avec l’appui du bureau de Tunis et du Bureau Régional.
- Faire le suivi budgétaire du projet, suivi des dépenses en
rapport avec le plan de travail. Valider et contrôler les avances (s’il y a
lieu) pour les sous-traitants.
- Faire le suivi rapproché et la supervision de toutes les
composantes de travaux et/ou services à pourvoir, y inclut l’administration des
contrats pour les travaux physiques, et donner du conseil technique et de
l’assistance aux sous-traitants et consultants.
- Conseiller sur les bonnes pratiques environnementales et
contrôle durant la construction et minimiser ou éliminer l’impact
environnemental des travaux.
- S’assurer de
la mise en place d’un système de contrôle qualité des produits livrés efficace
ainsi que du système UNOPS de gestion Hygiène, Santé, Sécurité et
Environnement.
- Superviser les sous–traitants sur le site des travaux
pour s’assurer que le travail s’effectue avec les plus hauts standards attendus
de l’UNOPS et en accord avec les spécifications techniques de l’UNOPS et du
projet.
- Evaluer les travaux effectués par les sous-traitants,
mesurer le travail accompli et s’assurer du paiement dans les temps du travail
accompli en fonction du calendrier de paiements prévu dans les contrats.
- Gérer l’ensemble des contrats et communications avec les
sous-traitants et entreprises contractées suivant les procédures et modèles
UNOPS. En cas de litige, s’assurer du support du Group légal du siège de
l’UNOPS.
- Assurer que les
sous-traitants et les superviseurs de site exécutent les travaux ou services conformément
aux plans de travail validés pour compléter le travail dans les temps
prescrits.
- Faire la liaison avec les ingénieurs coordinateurs des
autres agences du Système des Nations Unies (SNU) en Tunisie et qui opèrent
dans des projets similaires, s’il y a lieu, afin de coordonner les actions et
permettre le partage des ressources et équipement.
- Appliquer les principes de gestion de projet afin que les
projets soient mis en œuvre avec succès, dans les temps et le budget prévue
ainsi que la qualité attendue.
E. Développement des capacités:
- Organiser des ateliers/formation pour le personnel du projet
et la contrepartie nationale pour partager savoir et expériences.
- Fournir de la formation et du transfert de technologie au
personnel national et ceux de la contrepartie nationale ainsi que le personnel
concerné des sous-traitants. Aussi, conseiller sur les bonnes pratiques de
gestion de projet et de construction.
- Promouvoir la technologie et les standards techniques
appropriés ainsi que les méthodes de construction prenant en compte les besoins
sociaux et les conditions techniques et de gestion relatifs au développement
des capacités du personnel gouvernemental tout en étant en conformité avec les
standards internationaux d’ingénierie et en respect des Droits de l’Homme.
F. La conformité aux procédures:
- S’assurer que
les consignes et les directives de l'UNOPS en matière de gestion de projet, en
général et ceux des projets d’infrastructure durable en particulier, soient
respectées (les Directives Organisationnelles et les Instructions Administratives)
et ce avec l’appui du bureau de l’UNOPS à Tunis.
- Préparer/adapter
les plans de passation de marché pour approbation par le bureau de Tunis.
- Respecter
les instructions relatives à la gestion du cycle de vie du projet et s’assurer
du respect de toutes les politiques organisationnelles (Directives
organisationnelles [DO] et Instructions administratives [IA]).
- Élaborer/adapter
les plans suivants et les faire approuver par le comité de pilotage : i)
documents d’initialisation du projet ; et ii) plans de séquence/plans
d’exception et descriptions de produit pertinentes.
- Rédiger
les rapports suivants :
i.
Rapports
des points clés
ii.
Rapports
de fin de séquence
iii.
Liste
de vérification de clôture du projet
iv.
Rapport
de fin de projet
v.
Rapport
de livraison des produits
- Gérer
les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii)
dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances,
conformément aux exigences des groupes respectifs et de la DO 12.
- S’assurer
que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de
gestion financière de l’UNOPS.
- Gérer
les budgets, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables
sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont
effectués à temps.
- Comprendre
et gérer les coûts indirects, les coûts imputables et autres frais d’opération
en lien avec le projet.
- Comprendre
la structure spécifique à l’ONU et planifier adéquatement le budget lié aux
frais de personnel.
- Gérer
les dépenses inscrites au budget et en assumer la responsabilité (à l’aide de rapports
financiers précis).
- Si
le (a) chef (fe) de projet n'est pas investi d’une délégation de pouvoir lui permettant
d’engager des ressources, il conserve ces mêmes responsabilités et doit charger
d’autres personnes d’engager les ressources et d’effectuer les décaissements
nécessaires, sous sa supervision.
G. La Gestion des
connaissances:
- Participer
aux Communautés de Pratique au sein de l’UNOPS qui sont pertinentes.
- Interagir
activement avec d'autres Chefs de Projets de l’UNOPS et de la communauté des
gestionnaires de projet afin de partager les études de cas, des leçons apprises
et des meilleures pratiques sur le système de connaissances. Ceux-ci pourraient
être utiles pour la mise en œuvre du projet.
- Fournir des
recommandations pour la pratique Infrastructures concernant la politique,
le soutien, les conseils dans le but d'amélioration continue des politiques
UNOPS en la matière.
- Etablir les leçons
apprises et les intégrer dans le format des rapports afin de faire bénéficier
la contrepartie nationale et aussi la communauté de pratique concernée à
l’UNOPS.
H. Gestion du
personnel:
- Diriger et
motiver l'équipe de projet y compris les sous-traitants et consultants.
- S'assurer que
les besoins et les responsabilités des membres de l’équipe, des consultants et
sous-traitants du projet sont établies et compris.
- S'assurer que
les évaluations des performances sont effectuées de façon régulière et ce
suivant les procédures de l’UNOPS.
- Identifier le
personnel avec du talent et ayant une performance exceptionnelle et le porter à
l'attention du Directeur du bureau de l’UNOPS à Tunis.
- Avoir une connaissance des modalités des contrats du personnel UNOPS (en
particulier l'ICA (Individual Contract Agreement) avec l’appui du bureau de
l’UNOPS à Tunis.
- Participer
dans la sélection et la formation de l'équipe du projet, des sous-traitants et
consultants tel que requis par les plans de travail du projet.
- Agir en tant que chef d’équipe, à moins qu’une ou plusieurs personnes aient
été désignées pour remplir ces fonctions.
- Fournir un appui au(x) projet(s), à moins qu’une personne ou un programme
ait été désigné(e) pour remplir ces fonctions.
- Assurer la sécurité de tous les membres du personnel, conformément aux
normes du Département de la sûreté et de la sécurité de l’ONU (UNDSS).
I.
Rapports:
- Produire des rapports réguliers en accord avec les
indications du donateur (l’Union Européenne), la contrepartie nationale
(Ministère de la Justice)
et l’UNOPS.
- Maintenir des journaux de bords et rapports d’avancement
comme requis par les procédures standards de l’UNOPS
- Participer à des
réunions de coordination au besoin, et arranger et recevoir des missions
officielles de la contrepartie nationale, du donateur et de l’UNOPS ou autre
partenaire au besoin. Performer d’autres tâches nécessaires au succès du projet
comme indiqué par le Chargé de Programme de l’UNOPS/Tunis et/ou le Directeur du
bureau de l’UNOPS à Tunis.