ANTECEDENTES GENERALES DEL PROYECTO / ASIGNACIÓN
La Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) es un órgano de las Naciones Unidas responsable de las infraestructuras, las adquisiciones y la gestión de proyectos (Resolución 65/176 de 2010 de la Asamblea General). Nuestra misión es ayudar a las personas a mejorar sus condiciones de vida y a los países a lograr la paz y un desarrollo sostenible. Las tres áreas prioritarias de UNOPS corresponden a:
i) Infraestructura Sostenible: UNOPS diseña, construye, repara y mantiene infraestructuras en algunos de los entornos más desafiantes del mundo. Sus actividades se centran en el desarrollo de infraestructura de transporte, educación y salud, entre otras áreas
ii) Adquisiciones públicas: UNOPS es un recurso central de adquisiciones del sistema de las Naciones Unidas y los Gobiernos. Enfatiza en una entrega de bienes y servicios eficiente, transparente y sostenible
iii) Gestión de proyectos: UNOPS gestiona al año más de mil proyectos humanitarios, de desarrollo y de consolidación de la paz para distintos asociados, garantizando calidad, eficacia y resultados que cumplan con los más altos estándares.
El trabajo de UNOPS busca la sostenibilidad medioambiental, social y económica, la cual contribuye a los progresos de equidad y bien común de los países en los que opera, promoviendo así el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas más necesitadas. UNOPS tiene presencia en 23 países de América Latina y el Caribe. Los servicios, productos y asistencia técnica cumplen con los principios de la administración pública de transparencia, equidad, integridad, libre competencia, imparcialidad, moralidad, eficacia, eficiencia y respeto de las instituciones nacionales.
UNOPS en Nicaragua, Guatemala y Argentina desarrolla iniciativas en sectores estratégicos como infraestructura vial, proyectos de infraestructura en agua y saneamiento, infraestructura vertical, proyectos de adquisiciones entre otros, aportando sus capacidades en materia de gerenciamiento de proyectos complejos, asesoramiento técnico y adquisiciones, con un enfoque de sostenibilidad y resiliencia; en todos los casos, aplicando el enfoque de derechos humanos y la perspectiva de género.
RESPONSABILIDADES FUNCIONALES
La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) se establece para proporcionar una estructura de apoyo a la toma de decisiones, apoyo a la entrega y garantía para la Oficina de UNOPS Nicaragua, Guatemala o Argentina, según corresponda. Las funciones y servicios clave del/la Especialista en PMO de la Oficina de Gestión de Proyectos incluyen:
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Apoyo a la planificación estratégica: Apoyar a la Dirección de la Oficina de UNOPS en Nicaragua, Guatemala o Argentina según corresponda, a enfocarse en realizar los proyectos correctos. Las actividades clave incluyen la evaluación en consonancia con los objetivos estratégicos de la Oficina, el apoyo a la planificación, la preparación de paneles e informes de gestión, incluido el escrutinio.
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Apoyo en la ejecución: garantizar que la oficina de UNOPS en Nicaragua, Guatemala o Argentina según corresponda, esté realizando los proyectos de la manera correcta. Las actividades clave incluyen proporcionar experiencia para la puesta en marcha de proyectos, planificación, ejecución y cierre de proyectos, y apoyar a los equipos de desarrollo de negocio y gestión de proyectos en la aplicación de las políticas, normas y prácticas de gestión de proyectos de UNOPS.
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Implementación de mejores prácticas: garantizar la aplicación efectiva de las políticas, procesos y estándares de UNOPS en la gestión de programas y proyectos, fomentando prácticas de trabajo coherentes y la aplicación adecuada de los requisitos obligatorios.
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Apoyo al aseguramiento del proyecto: Apoyar a la/el Jefa/e de Programa en el cumplimiento de su función de aseguramiento del proyecto, monitoreando el progreso del proyecto contra las tolerancias acordadas, monitoreando que se sigan los estándares de trabajo, monitoreando que el alcance no cambia sin los controles adecuados y que los riesgos del proyecto están controlados calidad gestionada.
El/La Especialista de la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) reporta al/la Jefe/a de Programa y dirige la unidad de PMO en la oficina de Proyectos de Nicaragua o Guatemala según corresponda, con apoyo / asesoramiento adicional del Asesor Regional de Gestión de Proyectos. Esto implica el apoyo al/la Jefe/a de Programa en el diseño, establecimiento y gestión de la PMO, apoyando la toma de decisiones de la alta dirección y entregando proyectos de manera consistente en la cartera de proyectos, asegurando que se sigan las políticas, procesos y sistemas de gestión de proyectos y aplicada según los estándares de la organización. El/La especialista en PMO proporciona capacidad general de aseguramiento de la calidad de los proyectos y contribuye en gran medida a que la oficina de país avance hacia el logro de sus objetivos estratégicos.
Además, una función primordial del/la Especialista en PMO es apoyar a los/as ejecutivos/as de los proyectos mediante el monitoreo de actividades específicamente relacionadas con los proyectos, impactando directamente en el logro de los resultados del proyecto al reducir los riesgos y mejorar las tasas de éxito.
Resumen de funciones:
Las principales responsabilidades funcionales del Especialista en PMO son las siguientes:
I. Entrega y desempeño
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Con el apoyo del/la Asesor/a regional de Gestión de Proyectos, diseñar, establecer e implementar con éxito las funciones básicas de la PMO.
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Gestionar la PMO en el día a día.
- Brindar apoyo programático y de gestión de proyectos al/la Jefe/a de Programa y al/la Director/a de País con respecto a todas las actividades en curso y de cierre de los proyectos, al tiempo que se mantienen e implementan los estándares apropiados y las mejores prácticas de acuerdo con las políticas y procedimientos de UNOPS.
II. Aseguramiento y presentación de informes
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Asumir la función de apoyo de supervisión y aseguramiento de la PMO para los programas y proyectos de la Oficina de País en cualquier momento, estableciendo una relación directa con los Gerentes de proyecto para facilitar actividades de aseguramiento eficientes.
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Proporcionar experiencia y apoyo a los/as Gerentes/as de proyecto en las herramientas, sistemas y aseguramiento de apoyo de UNOPS que están siguiendo los procesos.
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Revisar periódicamente el estado de los proyectos en los sistemas de UNOPS en función de los criterios de desempeño del proyecto y los requisitos de la política.
III. Gestión de las partes interesadas
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En consulta con el/la Jefe/a de Programa, desarrollar perfiles de partes interesadas internas y externas y facilitar la formulación de estrategias de participación de las partes interesadas en las Oficinas de Nicaragua, Guatemala o Argentina y los niveles de proyecto, según corresponda en cada oficina.
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Apoyar la formulación de planes de comunicación de programas y proyectos.
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Coordinar la participación y la comunicación internas con las partes interesadas, según corresponda, asegurando una gestión eficaz de la interdependencia y la sincronización de las comunicaciones entre programas y proyectos.
IV. Aseguramiento de la calidad
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Coordinar con el/la Jefe/a de Servicios de Apoyo para garantizar que el programa cumpla con los requisitos de auditoría, según corresponda.
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Asegurar el cumplimiento de los estándares de calidad definidos por UNOPS para la gestión de programas y proyectos.
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Coordinar revisiones de calidad de documentos y entregables de programas y proyectos.
V. Gestión del conocimiento
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Asegurar que se lleven a cabo actividades rutinarias y efectivas de creación de capacidad para desarrollar la capacidad sostenible a largo plazo del personal nacional.
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Participar en las comunidades de práctica pertinentes.
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Interactuar activamente con los/as Gerentes de Proyecto y la comunidad de Gerentes de Proyecto en general para compartir casos de estudio, lecciones aprendidas y mejores prácticas.
VI. Gestión del Personal
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Supervisar, motivar y desarrollar el equipo de PMO de la Oficina
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Asegurar que se establezcan las expectativas de comportamiento de los miembros del equipo.
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Apoyar al/la Jefe/a de Programa en asegurar que las revisiones de desempeño del personal de los equipos de proyectos se lleven a cabo de manera oportuna.
VII. Establecimiento y cierre
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Apoyar en la identificación y seguimiento de dependencias y sinergias entre programas y proyectos.
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Actuar como (o nominar y supervisar) punto focal entre la Oficina y la contraparte durante todo el proceso de cierre de los proyectos.
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Supervisar y coordinar todas las actividades de cierre de proyectos, asegurando la disposición adecuada de los activos del proyecto, informes finales (operacionales) oportunos y efectivos, inicio de desembolsos financieros según corresponda y traspaso efectivo de proyectos cerrados operacionalmente a la sede de UNOPS para los procesos de cierre financiero.
Apoyo en otras tareas que le sean asignadas.
* Para ver el listado completo de funciones descargue el PDF adjunto.