Appui à la gestion de projet – chargé(e)

Ce poste concerne un projet d'appui aux autorités tunisiennes dans l'acquisition d'équipements, de fournitures et de services d'entretien pour six navires de leur flotte de patrouilles maritimes.

Le/ la PM Support Officer est responsable des opérations quotidiennes du (des) projet(s) et fournit des services aux différents donateurs, partenaires et bénéficiaires. Il/elle doit atteindre et dépasser les objectifs de l'organisation eu égard à la performance et aux objectifs établis de prestations.

Sous la supervision du Chef de projet, le/la PM Support Officer fournira un soutien administratif et financier au projet, assurera la qualité, l'exactitude et la cohérence des livrables. 

Fonctions clés:

1. La mise en œuvre du projet

2. Suivi et monitoring du projet

3. Gestion, coordination et liaison avec les parties prenantes

4. Gestion du personnel 

5. Gestion des connaissances et innovation

En étroite collaboration avec le chef de projet et la cheffe de projet adjointe, Il/elle assumera les tâches suivantes : 

• Appuyer le chef de projet dans la mise en œuvre des activités sur le terrain;

• Veiller au bon suivi des opérations d’achats, de logistiques, d’administration et de finance du projet.

• Maintenir une connaissance approfondie du projet, ainsi qu'une compréhension de son impact sur les autres parties prenantes;

• Planifier les calendriers et les priorités, ainsi que l'identification du processus d'achat nécessaire pour les biens ou services en question;

• Suivre, coordonner et communiquer les objectifs stratégiques du projet;

• Supporter le chef de projet concernant la mise en oeuvre et l'exécution des règles et règlements de l’UNOPS en matière de passation des marchés, élaboration de cahiers des charges / conditions de travail, établissement de critères d’évaluation, évaluation des offres / propositions, etc.

• Faciliter la rédaction de communications et de rapports à propos du projet, 

• Réviser les documents pour vérifier l'exactitude et la conformité avec le format et les règles de l'UNOPS;

• Saisir et mettre à jour des données et des informations précises pour faciliter le suivi et l'évaluation des activités du projet et pour institutionnaliser et diffuser les connaissances;

• Recueillir et utiliser les données et les retours d'information afin d’assister le chef de projet dans la bonne gestion du projet;

• Compiler des rapports sur des incidents, des événements ou des mises à jour particuliers sur un problème important pour le projet;

• Collaborer à la résolution des conflits et problèmes de manière proactive; 

• Fournir une documentation complète et à jour des activités assignées sous sa responsabilité;

• Assister le chef de projet et la cheffe de projet adjoint dans la préparation des rapports d'achèvement de projet et assurer le respect des obligations contractuelles;

• Examiner les plans de travail du personnel sur le terrain et examiner les rapports pour garantir l'exactitude numérique afin de refléter le travail effectué;

• Participer à l'élaboration et l'adaptation des plans suivants et les faire approuver par le chef de projet/ comité de pilotage :

1.  Documents d’initialisation du projet ; 
2.  Plans de séquence/plans d’exception et descriptions de produit pertinentes. 

• Contribution à la rédaction des rapports suivants :

1. Rapports des points clés 

2. Rapports de suivi/ fin de séquence 

3. Liste de vérification de clôture du projet 

4. Rapport de fin de projet 

5. Rapport de livraison des produits 

• Gérer les dossiers suivants : i) dossier électronique (dossier bleu) ; ii) dossiers relatifs aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences.

• S’assurer que toutes les dépenses sont conformes au Règlement financier et aux règles de gestion financière de l’UNOPS. 

• Aider à la gestion du budget, la trésorerie et les obligations afin d’assurer que les livrables sont respectés et que les paiements aux prestataires et au personnel sont effectués à temps. 

• Développer et favoriser les relations entre l'UNOPS, les parties prenantes et d'autres entités;

• Assurer la liaison entre le projet et l'unité logistique lors de la réception des marchandises, des équipements et la disponibilité des pièces justificatives nécessaires;

• Travailler avec les membres du personnel du projet pour développer une meilleure compréhension du projet et des problèmes qui surviennent;

• Diriger et motiver, et évaluer la performance du Logisticien et du chauffeur; 

• Le / la titulaire participera aux réunions hebdomadaires de l’équipe afin de faire rapport sur les progrès réalisés par l’équipe, de partager les objectifs pour la semaine suivante, de mettre en évidence les jalons et d’identifier les risques et opportunités;

• Utilisation de la technologie et des systèmes et outils électroniques pour initier le travail, partager l'information avec des collègues et des clients.

• Contributions aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique

• Un diplôme universitaire de niveau Maitrise/licence ou équivalent en Administration des affaires, ou en finance, ou comptabilité, ou Achats ou dans un domaine connexe est exigé

• Un diplôme du second cycle universitaire de niveau Master ou équivalent en Administration des Affaires, ou en finance, en comptabilité, en Achats ou un domaine connexe.

• Capacité d’organisation et de responsabilité ;

• Flexibilité, esprit d’initiative et volonté de travailler sous pression pour respecter des délais stricts; 

• Capacité de planification et d’organisation du travail ainsi que le respect des délais ;

• Capacité à travailler de façon harmonieuse avec des personnes de cultures différentes, tout en veillant à garder un bon esprit d’équipe ; 

• Bonne maîtrise de l’outil informatique et connaissances avérées dans le domaine de la logistique;

• Veiller au classement des dossiers;

• Excellentes connaissances en techniques de communication et de reporting ; 

• Connaissance de OneUnops est un atout ;

• Bonnes manières de courtoisie envers le staff, les visiteurs et rigueur dans la réception des  visiteurs ;

• Connaissances en, reporting, classement et archivage. 

• Avoir une bonne connaissance des règles et règlements financiers et de la comptabilité ;

• Maîtrise des logiciels suivants : Word et Excel.

1. Type de contrat: ICA  (Contrat de Prestataire Individuel Local)
2. Niveau de contrat: LICA 8
3. Durée de contrat: Ouverte, sous réserve des exigences organisationnelles, disponibilité des fonds et performance satisfaisante

Comptant plus de 7000 membres du personnel dans plus de 80 pays, l'UNOPS apporte à ses partenaires les connaissances logistiques, techniques et de gestion dont ils ont besoin, peu importe l'endroit où ils en ont besoin. Sa structure flexible et sa portée internationale permettent à l'organisation de répondre rapidement aux besoins de ses partenaires tout en générant des économies d'échelle. 

Le bureau de projet en Tunisie est responsable de la gestion des risques stratégiques et opérationnels associés au portefeuille d'engagements du bureau de projet (en Tunisie, au Maroc, en Libye et en Algérie) - dans le cadre du bureau multipays du Sénégal (MCO) mis en place, développant et livrant rentable services contribuant aux résultats durables des partenaires et à la réalisation des résultats de gestion de l'UNOPS.

Les activités de l'UNOPS Tunisie vont de l'administration, des opérations, des ressources humaines et du soutien logistique sur mesure pour la mise en œuvre de projets de développement et humanitaires; services de gestion des infrastructures et des achats; et des services de conseil aux partenaires (en Tunisie, au Maroc, en Libye et en Algérie) pour faciliter la passation des marchés, l'approvisionnement et la gestion financière. Les partenaires comprennent le gouvernement tunisien, l'Union européenne et les agences des Nations Unies telles que le HCR et l'OMS. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion des fonds, l'administration des prêts et des subventions, le secteur public, la création de marchés locaux de capacités, la formation et l'assistance technique.

Le bureau de projet de la Tunisie fait partie intégrante de la structure de gestion du bureau multipays du Sénégal