Adjoint.e administratif·ve

Situé à Dakar, le bureau multi-pays de l'UNOPS Sénégal ( SNMCO )  couvre tous les pays francophones d'Afrique de l'Ouest, Lusophone et du Nord. 

Le bureau  de l'UNOPS en Tunisie est partie intégrante du SNMCO et offre une gamme de services d'appui aux projets avec des partenaires en Afrique du Nord. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion de fonds, un programme d’infrastructure, de prêts et l'administration des subventions, de marchés publics, le renforcement des capacités locales, la formation et l'assistance technique.

Sous la direction et la supervision générale du Country Manager, le/la titulaire du poste couvrira des processus et des transactions spécialisées et non spécialisées pour des domaines de travail distincts dans l'administration et la logistique, en assurant une prestation de services efficace et axée sur le client. L'adjoint.e administratif.ve favorise une approche axée sur le client, la qualité et les résultats, en veillant à l'utilisation des ressources du bureau de la manière la plus rentable possible.

Résumé des fonctions principales

1. Appui à la Gestion administrative 

2. Gestion des voyages et formalités de visa

3. Appui logistique du bureau

4.  Contribuer au Développement et partage des connaissances

1. Appui à la Gestion administrative et financière

• Faire des tâches administratives en appui au bureau et donner un support dans les processus et services du bureau, en veillant à la pleine conformité avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNOPS.

• Appuyer le bureau dans la gestion des communications (préparation et finalisation des correspondances, transmission des rapports, etc.) et démarches (organisation des rencontres et réunions, auprès des partenaires institutionnels du bureau.

• Mettre en œuvre le mécanisme de contrôle pour les services administratifs désignés, y compris la tenue de registres de contrôle administratif tels que les engagements et les dépenses.

• Préparer / rédiger des documents officiels.

• Suivre et assurer la réception des documents entrants et distribution rapide aux unités concernées.

• Assurer la prise de note et la rédaction des comptes rendus lors des réunions générales et celles du Country manager.

• Assurer la numérisation et le classement électronique des copies de tous les documents importants du bureau.

• Gestion du stock des fournitures de bureau.

2. Gestion des voyages et formalités de visa

• Jouer le rôle de point focal des voyages du bureau et assurer l’organisation pratique des voyages du personnel du bureau dans le respect du  SOP voyage en vigueur.

• Préparer les autorisations de voyage (Travel authorization) dans le nouveau système et s’assurer que les frais de mission sont payés dans les délais.

• Effectuer les réservations de vols (UN et commerciaux) pour les missions locales et internationales

• Gérer les demandes de visa et résidence 

• Centraliser et traiter les dossiers de voyages et toute réclamation y relative.

3. Appui logistique aux projets

• Gestion du parc automobile et des carlog.

• Coordonner les processus et services en matière d'expéditions et de dédouanement, de voyages, de gestion d'événements, d'enquêtes administratives, de services de transport et d'assurance.

• Coordonner les services de gestion des fournitures et des actifs et la vérification physique des articles en stock, en veillant à la préparation et à la présentation en temps utile des rapports d'inventaire périodiques.

• Être le point focal en termes des tâches protocolaires, en veillant à la prestation efficace des services aux clients, y compris l'enregistrement du personnel et les autorisations du gouvernement hôte.

• Gère la liaison et la coordination avec les autorités locales sur les autorisations/privilèges et immunités pour le personnel de l'UNOPS

4. Développement et partage des connaissances

• Apporter des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de ressources humaines.

• Recueillir des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive.

Impact sur les résultats:

La réalisation efficace et réussie des résultats par l'Adjoint.e administratif.ve affecte directement l'efficacité globale de la fourniture de services administratifs par l'équipe individuelle, ce qui a un impact sur la capacité du bureau à répondre de manière efficace et efficiente aux besoins opérationnels du bureau/programme. La prestation de services en temps opportun et de manière responsable garantit la satisfaction du client et promeut l'image et la crédibilité de l'équipe et du bureau en tant que prestataire de services efficace en matière de services et de gestion de projets. Cela renforce la position concurrentielle de l'UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et de services de projets dans le pays/la région desservie.

Education

Un diplôme d'études secondaires est requis. 

Un diplôme universitaire de premier cycle en administration des affaires, en administration publique ou dans un autre domaine pertinent est un atout.

Expérience

Langues

Une excellente maîtrise du Français est requise.

La connaissance de l’Anglais et/ou l’Arabe est un atout.

Contract type:  Local ICA Support
Contract level: ICS 6 - LICA 6
Contract duration: Ongoing ICA – ‘Open-ended, subject to organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance.’

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.

Le bureau de projet en Tunisie est responsable de la gestion des risques stratégiques et opérationnels associés au portefeuille d'engagements du bureau de projet (en Tunisie, au Maroc, en Libye et en Algérie) - dans le cadre du bureau multipays du Sénégal (MCO) mis en place, développant et livrant rentable services contribuant aux résultats durables des partenaires et à la réalisation des résultats de gestion de l'UNOPS.

Les activités de l'UNOPS Tunisie vont de l'administration, des opérations, des ressources humaines et du soutien logistique sur mesure pour la mise en œuvre de projets de développement et humanitaires; services de gestion des infrastructures et des achats; et des services de conseil aux partenaires (en Tunisie, au Maroc, en Libye et en Algérie) pour faciliter la passation des marchés, l'approvisionnement et la gestion financière. Les partenaires comprennent le gouvernement tunisien, l'Union européenne et les agences des Nations Unies telles que le HCR et l'OMS. Il fournit des services de gestion de projet, y compris la conception, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation. Il propose également la gestion des fonds, l'administration des prêts et des subventions, le secteur public, la création de marchés locaux de capacités, la formation et l'assistance technique.

Le bureau de projet de la Tunisie fait partie intégrante de la structure de gestion du bureau multipays du Sénégal.