Adjoint(e) Principal(e) aux Achats, Multiple positions

1. Services de soutien aux achats transactionnels

Assure la conformité des activités d'achat transactionnel avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'UNOPS, notamment en entreprenant ce qui suit :

• Exécution des étapes nécessaires pour intégrer la durabilité dans le processus d'approvisionnement;
• Integralité des soumissions aux comités des contrats et des biens (CPC);
• Complétude de la documentation pour la préparation/le traitement des bons de commande, des contrats, des accords à long terme ou de leurs modifications;
• Fourniture des recherches/données demandées sur l'approvisionnement du marché en effectuant des études de marché de routine pour déterminer les sources d'approvisionnement, en utilisant le site du marché mondial des Nations Unies et d'autres sources externes ;
• Mise en place/amélioration et maintenance de la base de données des fournisseurs locaux, assurant une mise à jour régulière des données;
• Bases de données d'informations, tous les dossiers et fichiers d'approvisionnement mis à jour et conservés;
• Rapports d'état générés, au besoin.

2. Planification et systèmes d'approvisionnement

Assure la fourniture à l'équipe/au personnel d'un soutien à la planification des achats et aux systèmes d'approvisionnement, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :

• Collaboration avec le personnel des projets et les gestionnaires dans la préparation de leur plan d'approvisionnement ;
• Collaboration à la mise en œuvre d'un système de gestion des achats en ce qui concerne la planification, l'attribution, l'administration et le suivi de toutes les questions liées aux achats pour la zone géographique / l'activité de projet donnée.
• Maintenance et mise à jour des processus de suivi des achats pour les projets et fourniture de commentaires sur les bons de commande au bureau demandeur ;
• Une liaison constante est maintenue avec les fournisseurs et le destinataire jusqu'à ce que la livraison des marchandises soit effectuée en toute sécurité.

3.       Réquisitions/achats et sourcing

Supervise les processus de demande/d'approvisionnement et de soutien à l'approvisionnement du bureau ou de l'équipe, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :

• Fourniture de propositions à l'entité requérante sur les modes de fourniture des biens, travaux et services, y compris les délais de passation des marchés pour chaque étape ;
• Examen des demandes d'achat pour s'assurer qu'elles sont complètes ;
• Préparation des spécifications appropriées et complètes pour les équipements et les matériaux, les termes de référence et cahier des charges pour la préparation des demandes de propositions (RFP), demande de cotation (RFQ), appel d'offres (ITB), en veillant à l'autorisation/l'approbation par les unités demandeurs respectives;
• Rédaction de courriers, mémorandums, fax, e-mails, etc. ; suivi des progrès et liaison avec les fournisseurs tout au long du cycle d'approvisionnement ; enquête et résolution des problèmes après la commande et des rapports d'avancement sur les questions d'approvisionnement ;
• Réponses orales/écrites aux questions des projets, clients, entreprises, etc. concernant les questions liées aux achats;
• Préparation des rapports mensuels sur les questions de passation des marchés;
• Liaison avec l'unité logistique ou les projets à la réception des biens, équipements et services en vue d'obtenir un bon rapport de livraison, un RIR (rapport de réception et d'inspection) ou des certificats pertinents et que l'inventaire approprié soit fait ;
• Disponibilité de toutes les pièces justificatives à des fins d'audit et d'examen ;
• Base de données et intranet maintenus sur les normes et outils d'approvisionnement, liste des meilleurs fournisseurs, entrepreneurs et prestataires de services, activités et statistiques.

4.       Soumissionnement et appels d'offres

Supervise l'équipe / le personnel fournissant les services suivants en soutien aux processus de passation des marchés, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :

• Préparation de listes restreintes d'entrepreneurs/fournisseurs appropriés pour les achats d'une valeur supérieure aux montants désignés pour approbation par l'agent désigné ;
• Préparation et émission des EOI, RFQ, ITB, RFP ou d'autres documents d'appel d'offres selon les besoins, en veillant à leur conformité avec les formulaires approuvés par l'UNOPS ou en demandant une autorisation juridique en cas d'ajustements requis ;
• En collaboration avec les clients du programme/opérations demandeurs, examen et évaluation des offres ou propositions reçues et préparation de l'analyse pour les attributions de contrats moins complexes et pour soumission au LCPC ou à un autre organisme statutaire désigné;
• Préparation de la soumission du HQCPC, ou de l'organisme désigné, avec la composante programme/opérations demandeur ;
• Organiser les réunions du LCPC (ou de l'organe statutaire désigné) selon les besoins et diffuser au moins 24 heures à l'avance les documents pour examen ;
• Tenue des archives du LCPC ou de l'organisme statutaire désigné.

5.       Administration des contrats

Assure le soutien de l'équipe à l'administration efficace des contrats, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants :

• Suivi de la signature des contrats par les fournisseurs ;
• Obligation de fonds dans le système d'enterprise et obtention des signatures appropriées pour approbation ;
• Diffusion d'annonces de contrat et des attributions ;
• Maintenance des contrats et du système de classement ;
• Maintenance des bases de données/listes des meilleurs fournisseurs, entrepreneur et prestataires de services, activités et statistiques.

6.       Gestion d'équipe

• Facilite l'engagement et la fourniture de résultats et de services de haute qualité de l'équipe supervisée à travers une planification efficace du travail, la gestion des performances, l'encadrement et la promotion de l'apprentissage et du développement;
• Assure la surveillance, en veillant à la conformité des membres de l'équipe avec les politiques et les meilleures pratiques existantes.

7.       Renforcement des connaissances et partage des connaissances

• Organise, facilite et/ou offre des initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel sur l'approvisionnement;
• Fournit des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement;
• Recueille des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utilise de manière productive;
• Toutes autres tâches demandées par le superviseur.

• La maîtrise du Français (lu, écrit, parlé) est requise;

• Un niveau intermédiaire en anglais (lu, écrit, parlé) est requis. Le niveau intermédiaire est prouvé soit par l'obtention d'un diplôme collégial / universitaire entièrement en anglais, soit par des certifications (équivalent minimum B1 sur l'échelle du Cadre européen commun de référence pour les langues (CECR)), des dossiers d'emploi ou des références.