Logistic Officer

Le Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets (UNOPS) est une branche opérationnelle des Nations Unies qui soutient la mise en œuvre réussie des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement de ses partenaires dans le monde entier. L'UNOPS aide ses partenaires à construire un avenir meilleur en fournissant des services qui augmentent l'efficience, l'efficacité et la durabilité des projets de consolidation de la paix, humanitaires et de développement. Mandaté en tant que ressource centrale des Nations Unies, l'UNOPS fournit des services durables de gestion de projets, d'achats et d'infrastructures à un large éventail de gouvernements, de donateurs et d'organisations des Nations Unies.

L'UNOPS Madagascar, créé en 2022 et actuellement en expansion, fournit des services à travers son bureau principal basé à Antananarivo et a ouvert des succursales dans plusieurs régions du pays. Le bureau de l'UNOPS répond aux besoins de soutien du gouvernement malgache avec des financements provenant de donateurs multilatéraux et bilatéraux. L'UNOPS Madagascar fournit une large gamme de services d'infrastructures, d'approvisionnement et de gestion de projets et vise à étendre son appui à des projets diversifiés, à la fourniture de services de base et autres services connexes, notamment dans le domaine des infrastructures économiques et sociales (construction et réhabilitation) et financières. gestion dans des secteurs tels que l’agriculture, les transports/travaux publics, les énergies renouvelables, la santé, l’environnement et le changement climatique.

Le bureau de l’UNOPS Madagascar recherche un Logistic officer.

Sous la supervision du Gestionnaire de projet transactionnel et conformément aux politiques, procédures et pratiques de l'UNOPS, le logistic officer est responsable de la gestion efficace et efficiente de toutes les activités logistiques du bureau de Madagascar. 

Elle/il travaillera en étroite collaboration avec le gestionnaire des projets pour assurer la bonne exécution des plans logistiques et pour répondre aux besoins opérationnels. Elle/il sera plus spécifiquement en charge de la planification et de l'organisation de l'importation, du dédouanement, du stockage et de la distribution des équipements importés pour les clients de l'UNOPS, conformément aux règles et règlements financiers applicables à l'UNOPS et aux politiques et procédures régissant les activités d'approvisionnement de l'UNOPS et les achats.

Assurer le soutien aux équipes de Projet

• Soutenir les projets dans les tâches liées aux opérations, l'approvisionnement, la livraison et la réception des matériels, des stocks, etc.;

• S'assurer que chaque équipe de projet prépare/maintient et met à jour la liste d'inventaire du projet ; ainsi que certifie le contrôle physique/les conditions de travail de tous les équipements du projet ;

• Responsable de l’entretien du stock des équipements destinés aux projets du bureau en collaboration avec les différentes unités;

• Promouvoir les plans d’économies d'économie et de durabilité au niveau du bureau;

Planification et gestion de la chaîne d'approvisionnement

• Développer et mettre en œuvre des plans logistiques complets et détaillés des différents projets;

• Identifier et évaluer les besoins en biens et services;

• Préparer le processus de réquisition et assurer le suivi avec l'équipe  de passation de marchés;

• Assurer le suivi et le contrôle des stocks;

• Mettre en place d’un plan de distribution/livraison  selon les besoins des projets;

• Superviser la distribution des biens et des services aux bénéficiaires selon les plans de distribution établis;

• Effectuer une analyse des lacunes du système actuel de réception, de stockage et de distribution et élaborer un plan de mitigation.

• Fournir un support technique sur les spécifications, les implications financières et la logistique pour une livraison sûre à l'échelle nationale.

• Mettre à jour les procédures opérationnelles standard pour garantir les meilleures pratiques;

• Mettre à jour et former les membres de l'équipe de tous les processus et procédures utilisés;

• Travailler en étroite collaboration avec les unités des finances et des achats dans la préparation et la soumission du rapport annuel d'inventaire des actifs au bureau régional/siège;

• Mettre en place, en collaboration avec l‘unité des achats, des plans d'entretien des locaux de bureau, du matériel de bureau et des véhicules connexes ;

Assurer et mettre en place les procédures d’importation des biens

• Être en étroite collaboration avec les instances locales sur les démarches administratives relatives au dédouanement des biens, équipements importés;

• S’assurer de la mise en place des procédures sur les procédures douanières;

• Préparer le manuel interne des différentes procédures administratives et logistiques;

• Informer et assister l’ensemble du personnel sur les exigences et procédures logistiques et administratives ;

Assurer la gestion du parc de véhicules

• S’assurer des besoins du bureau en matériels roulant;

• S’assurer de la bonne gestion de la flotte de véhicules dans le pays avec tous les domaines connexes tels que la gestion du carburant, l'assurance, l'entretien, l'immatriculation, les permis de conduire, les journaux de bord, etc.

• S'assurer de la mise en place d’un tableau de bord pour le suivi des activités de transport;

Gestion des connaissances

• Interagir activement avec les gestionnaires de projets pour partager des études de cas, des leçons apprises et des meilleures pratiques sur le système de connaissances;

• Partage des connaissances et leçons apprises avec les collègues du bureau;

• Participer aux discussions internes dans le but d'améliorer les politiques de l’UNOPS

Gestion du personnel

• Superviser, guider et former le personnel logistique sur les bonnes pratiques;

• Supporter et conseiller sur les activités d’opérations logistiques des Opérations

• Soutenir, encadrer et diriger l'unité logistique pour optimiser les livraisons;

• Informe et assiste le nouveau personnel international, les experts et les consultants sur la logistique des exigences et des procédures du bureau de Madagascar.

• Superviser le personnel logistique sur la préparation/maintenance et la mise à jour de la base de données de gestion des actifs pour les projets;

• S'acquitter d'autres tâches selon les besoins ou demandes du superviseur.

Education

• Diplôme universitaire supérieur (Master ou équivalent) en administration des affaires, achats, gestion de la chaîne d'approvisionnement, gestion de projet ou dans un domaine connexe (logistique, gestion des urgences, relations internationales,).

• Un diplôme universitaire de premier niveau (licence ou équivalent) en administration des affaires, achats, gestion de la chaîne d'approvisionnement, gestion de projet ou dans un domaine connexe (logistique, gestion des urgences, relations internationales) en combinaison avec 3 années supplémentaires d'expérience professionnelle pertinente peut être accepté à la place du diplôme universitaire supérieur.

• Bonne connaissance en informatique bureautique et excellente utilisation de MS Office (MS Word, Excel et Outlook) ou de Google Suite est requise

Expérience

• Minimum de 2 ans d'expérience dans le domaine de la logistique, administration, gestion de projets ou dans un domaine connexe

• Minimum de 2 ans d’expérience en gestion d’opérations logistiques est requis

• Une expérience dans les organisations internationales, ONG, de  préférence dans un pays en développement, est souhaitable.

• Bonne connaissance en informatique bureautique et excellente utilisation de MS Office (MS Word, Excel et Outlook) ou de Google Suite est requise

Langues

• Maîtrise du français est requis;

• Connaissance pratique de l’anglais est requise;

• Maîtrise du malgache est un atout

1. Type d'engagement: International Individual Contractor Agreement (IICA) 
2. Niveau: ICS-8 / IICA-1
3. Durée de l'enagement: Contrat à durée indéterminée, sous réserve d'un rendement satisfaisant, de la disponibilité des ressources et des priorités de l'organisation

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.

• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.

• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.

• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel. 

• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.

• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions 

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi. 

• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.

• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».

• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.